文档介绍：第十五章信息沟通
第一节信息沟通的概念和作用
一、信息沟通的概念和过程
(一)信息沟通的概念
在管理工作的各个方面都需要信息沟通,但对于行使领导职能来说,信息沟通更有其重要意义。丹尼尔. 卡茨(Danil Katz)和罗伯特. 卡恩(Robert Kahn)认为:“……信息沟通,即交流信息情况和传达意图,是一个社会系统或组织的重要组成部分”。而孔茨则解释为:“信息从发送者转移到接收者那里,并使后者理解该项信息的涵义”。而西蒙则认为:“信息沟通系指一个组织成员向另一个组织成员传递决策前提的过程”。尽管对信息沟通还没有一个统一的认识,但人们都认为有效地进行信息沟通是必要的。我们可以把信息沟通理解为:人与人之间传达思想或交换情报的过程。在领导工作中,信息沟通是指人与人之间的交流,即通过两个或更多人之间进行关于事实、思想、意见和感情等方面的交流,来取得相互之间的了解,以及建立良好的人际关系。
对于人与人之间的沟通必须从以下几方面去理解:
首先,人与人之间的沟通主要是通过语言(或语言的文字形式)来进行的。
其次,人与人之间的沟通不仅是消息的交流,而且包括情感、思想、态度、观点的交流。
第三,在人与人的沟通过程中,心理因素有着重要的意义。在信息发出者和接收者之间,需彼此了解对方进行信息交流的目的和动机,而信息交流的结果是会改变人的行为的。
第四,在人与人的信息沟通过程中,会出现特殊的沟通障碍。这种障碍不仅是由于信息通道(即传递)的失真或错误,而且还由于人们所特有的心理障碍所产生的。例如,由于人的知识、经历、职业、政治观点等的不同,对同一信息可能有不同的看法和不同的理解。因此,在研究人与人之间的沟通过程时,需要了解和研究它的特殊规律。
(二)信息沟通的过程
信息沟通过程是指一个信息的发送者通过选定的渠道把信息传递给接收者,这个过程的具体步骤如图15-1所示。
┌───┐
┌┄┄┄┄┄┄│反馈│┄┄┄┄┄┄┄┄┄┐
┆└───┘┆
↓┆
┌┄┄┄┄┄┄┄┄┄┐┌┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┐
┆┆┌────┐┆┊
┆┌──┐┌──┐┆│信息的│┆┌──┐┌──┐┌──┐┊
┆│思想│→│编码│→││→│接收│→│译码│→│理解│┊
┆└──┘└──┘┆│传递│┆└──┘└──┘└──┘┊
┆发送者┆└────┘┆接收者┊
└┄┄┄┄┄┄┄┄┄┘↑└┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┘
↑┌──┐↑
└┄┄┄┄┄┄│噪声│┄┄┄┄┄┄┄┄┘
└──┘
图15-1 信息沟通过程的一般模式图
信息沟通开始于有了某种“思想”或想法的发送者,然后通过发送者和接收者都能理解的方式进行信息编码,并通过联接发送者和接收者的渠道加以传递。信息的传递既可以是口头的或书面的,也可以通过备忘录、计算机、电话、电报或电视来传递。有时人们可以使用两种以上的传递渠道,例如双方可以先用电话达成一个基本协议,然后再用书信予以认可。每种渠道都各有利弊,所以,选择恰当的渠道对实施有效的信息沟通是极为重要的。信息沟通的下一个步骤是译码,即信息接收者把信息回译成思想。只有当发送者和接收者对符号的意思报有相同的,或者是类似的理解时,才会有准确的信息沟通。从图15-1中我们还可以看出,信息沟通经常受到“噪声”的干扰。无论是在发送者方面,在传递中,还是在接收者方面,噪声就是指妨碍信息沟通的任何因素。为了检验信息沟通的效果如何,反馈是必不可少的,因为,在没有信息反馈证实之前,我们决不可能肯定,信息是否已经得到有效的编码、传递、译码和理解。
另外,有许多情境和组织因素也左右着信息沟通过程。从外部环境看,可能有教育的、社会的、法律政治的和经济的因素。例如,压制性的政治环境就会抑制信息沟通的自由流动。另一种情境因素就是地理上的距离,面对面的直接沟通,既不同于两个人远隔千里的电话交谈,也不同于电报和信函的往来。此外,时间也是信息沟通中必须考虑的因素。其它影响组织内部信息沟通的情境因素还有组织结构、管理和非管理过程以及技术等。
二、信息沟通的目的和作用
(一)信息沟通的目的
组织中的信息沟通的目的是促进变革,即对有助于组织利益的活动施加影响。由于信息沟通把各项管理职能联成一体,所以它对组织内部职能的行使是必不可少的。在一个组织内,信息沟通主要用来:
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、培养、评估组织中心成员;
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此外,信息沟通不仅促进了各项管理职能的有效行使,而且也把组织同外部环境联系起来了。任