文档介绍：精品资料
用Excel快捷制作员工档案(快速输入、查询、生日自动提醒等)
根据本人的体会,只要深入掌握Excel程序的功能,就可以制作出满好用的档案程序了。
快速输入
一)利用Excel“记录单”
在Excel工作表中设置档案栏目
图表 1http://blog./linbindavid
具体需要什么栏目完全可以由使用者自己设置,怎么做大家应该非常熟悉。
利用记录单
所选定的单元格务必在栏目所在行或栏目下一行,以便电脑识别。
数据→记录单→确定
图表 2http://blog./linbindavid
出现下图
图表 3http://blog./linbindavid
点击确定
自动出现下表(与自己事先设置的栏目完全一样)
图表 4http://blog./linbindavid
若觉得栏目需要更改,比如,去掉“离职时间”栏目,增加“考核分数”栏目,则在Excel工作表中直接更改。再调用“记录表”时,则栏目也相应变为∶
图表 5http://blog./linbindavid
图表 6http://blog./linbindavid
利用“记录单”的好处与技巧
界面相对美观清晰,每个员工一页,利用“上一条”、“下一”可以上下翻动员工档案,比在Excel中看着要舒服多了。
直接在Excel工作表中输入的内容也能够在“记录单”中体现出来。
用鼠标确定输入点自然可以,但建议用左手小拇指点击“tab”键移动光标位置,这样,手型不需要改变,可以提高输入速度。
可以随时修改Excel中的栏目设置,“记录单”栏目也能相应更改。
“记录表”中有查询功能,点击“条件”可以找到要找的人员信息。
利用Excel函数减少输入栏目
因为身份证号码中已经包含生日、性别等信息了,可以用函数让电脑自动识别。以生日信息为例,做法如下∶
自动将15位身份证号码变为18位身份证号码
在身份证所处的列后插入一列(此处身份证在D列),在C2处输入如下公式∶“=IF(LEN(D2)=15,MID(D2,1,6)&"19"&MID(D2,7,9)&"x",D2)”
按“确认”,则15位身份证在此列自动变为18位身份证。
注意∶上述的双引号千万不要输入。
选定E列→复制→选择性粘贴→数值→确认(将D列信息变为不包含公式的纯数值)
将E列中的数值信息拷贝到D列中
这样,就按照国家的身份证增位规则,把原来D列中的身份证号码均变为18位的了。原来18位的仍保持原值不变。
删除E列(此时,E列的信息与D列完全相同,完全没有必要重复设栏目)。
操作后,形成如下栏目∶
图表 7http://blog./linbindavid
注∶搞身份证的位数转化是因为以往在输入时未将身份证号码统一为18位,以后若在一开始每位员工输入身份证时,直接把身份证号码换为18位,这样就不需要这一步的变更了。
自动输入生日
综合考虑各方面的因素,还是觉得不把生日放在同一个单元格中,这样设计比较不伤脑筋,用起来也方便。
在Excel中插入三列(年、月、日)
年的公式=MID(D2,7,4),月的公式=MID(D2,11,2),日的公式=MID(D2,13,2)
在相应的位置拷贝公式,让同列单元格拥有同样的公式。
有了上述的操作,则只要输入了身份证后,