文档介绍：办公室文档管理方案办公室文档管理方案一、文书信息档案管理基本要求:1、归档范围(1)确定归档范围需考虑三个因素①本机关的职能活动。②公文办理完毕。③具有查考利用价值。(2)内容①上级针对本机关的指导性公文;②本级机关主要职能活动中形成的公文材料;③下级机关呈送的报请类公文;④同级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文。(3)注意问题:①联合办理的公文;②本机关内部负责人兼任其他机关职务时;③本机关内部的公文如计划、总结、会议记录;2、归档时间一般在第二年6月底之前。3、归档要求①种类、份数以及每份文件的页数;②案卷封面填写、卷内文件排列、编页、目录及备考;③案卷要系统排列,交接时履行手续;④公文必须是正式的生效的公文;⑤字迹材料要符合耐久性要求。二、文书信息档案收集工作的要求(一)归档的文件材料应当齐全完整,并符合长期保管的质量要求1、齐全完整是指归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整。2、质量要求是指归档的文件材料不仅要求内容上客观、真实,而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。(二)归档的文件材料应当精练准确,并反映单位的主要职能。(三)档案部门要加强收集工作的调查和指导。三、文书信息档案收集工作的方法(一)严格按归档制度规定进行接收。(二)建立相关制度加强零散文件的收集。1、将文件材料的形成积累纳入有关部门和人员的责任制。2、建立外出开会人员带回材料归档制度。3、保证工作变动人员手中材料归档制度。(三)明确具体人员职责,保证归档文件齐全完整。1、通过公文处理程序运转的文件,应明确由文书人员负责收集。2、对于各种会议文件应规定由各单位办公室主任或秘书人员负责收集并向档案部门移交。3、本单位的综合性文件,如规章制度、计划、总结、报表等应由文书人员负责收集。一般指不走收发文程序的文件。4、对于各部门形成的文件,应由该部门指定的兼职档案员负责收集并向档案部门移交。四、文书信息档案的整理工作:(一)整理工作的内容通常分为系统化和基本编目两个部分。系统化指档案的分类、案卷的排列和档号的编制;基本编目指编制案卷目录。(二)整理工作的原则1、充分利用原有的整理基础。2、保持文件之间的历史联系。3、便于保管和利用。(三)文书信息档案整理工作的方法和步骤文书信息档案的整理方法包括组卷的整理和归档文件整理两种方法。(一)组卷整理法。1、鉴定此时的鉴定工作包括两方面的内容。一是是否留存,也就是对照归档范围看是否属于归档范围之内,从而剔出没有保存价值的文件。鉴定工作的另一部分内容是给留存的文件确定保存期限。这两部分内容的确定都要依据《归档范围和保管期限表》。文书信息档案的保管期限有三种:永久、长期、短期,学校有永久、50年、30年、15年、5年5种期限,社区有永久、30年、15年、5年4种期限。2、分类(1)分类的要求首先,要结合本单位实际,采用适当的分类方法,一经确定,不能随意变动。其次,文书信息档案的分类应采用统一的原则,一个单位内部不能采取两种以上的分类方法。最后,文书的分类应遵循一定的逻辑原则,类目之间不得交叉。(2)分类方法文书信息档案常用的分类方法有三种:年度分类法、组织机构分类法和问题分类法。①②③年度分类法组织机构分类法问题分类法(3)文书信息档案的复式结构分类法①年度——组织机构分类法即将全宗内的档案按不同年度分开,在每一年度内再按立档单位内部的组织机构分类。这种方法只适用于机关单位,并且是内部组织机构变化不大的单位。②年度——问题分类法即将文书信息档案先按年度分开,在每个年度内再按问题分类。机关采用问题分类法时通常分为党群工作类、行政管理类、业务工作类;企业单位只有这一种分类方法,通常分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类。③年度——机构——保管期限分类法这种分类方法比较适合采用归档文件进行整理的单位。④保管期限——年度——组织机构分类法这种方法适用于按规定需要向档案馆移交档案的单位。以上类别(文件所属的机构和问题)、归档范围和保管期限就构成了一个完整的文书信息档案归档范围和保管期限表。各单位在修订归档范围和保管期限表时,一定要报区档案局审批备案。3、组卷(1)方法公文的主要特征:问题、时间、责任者、名称公文类型:会议、案件、信访、简报我们工作中通常采用在分类的基础上以问题为主并结合其它特征进行组卷,通常一个问题组成一卷,但不同保管期限的文件不能组在一起。4、卷内文件排列通常采用时间排列法。一些特殊的文件排列:正文在前,底稿在后,结论在前,依据在后,批复在前,申请在后,原文在前,复制件在后。5、卷内文件编号对排列好顺序的文件应用阿拉伯数字进行编页,每卷编一个流水号,有字的页就编,正面在右上角或右下角,反面在左上角或左下角。6、抄写卷内目录按卷内文件排列的顺序抄写,卷内目录应