文档介绍：文档管理规定总则、合理、规范的文档管理程序,使公文处理准确、及时,提高工作效率和公文质量,结合公司实际,制定本制度。本制度适用于公司内部发文、外来收文、档案和证照的管理。发文管理。,指公司经营活动中经常性、重复性使用的文种,包括:1)命令:用于变更体制、编制,增减机构,任命和聘用干部;2)规定:用于发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施;3)决定、决议:对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”;经会议讨论通过、要求各单位贯彻执行的事项,用“决议”;4)通知:用于告知某一事项,如任免通知、会议通知、指示性通知、转发性通知、一般性通知等。5)通报:用于向各单位传达上级重要精神、通报工作情况、典型事例、经验教训、表扬先进、批评后进等;6)请示、报告:向上级请求批示与批准,用“请示”;向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用“报告”。7)函:用于与公司互不隶属单位(机关、公司)之间,相互商洽、联系工作、询问和答复问题等;8)会议纪要:用于记载或传达会议精神和议定事项。,指确立公司办事程序、规范的文种,包括规章制度、管理细则(办法)、岗位操作方法和计划等。、报批、登记编号、付印、分送和归档的程序行文。各环节责任人审核并确认所负责部分,并在《发文处理单》上签字。拟稿公司发文由指定人员拟稿,要求格式规范、条理清晰、语句通顺、用词准确、字迹清楚。有抄报或抄送单位的,拟稿人须注明。拟稿人将文稿交部门负责人初审,以确定发文的必要性,并完备公文格式、规范用语等。核稿部门负责人初审合格的文件,交行政管理部门审核公文格式和规范用语。报批由拟稿人呈报签发手续。各类文件签发领导如下:1)董事会、监事会文件,由董事长签发;2)公司文件,由总经理签发;3)部门文件,由公司分管领导签发,重要内容由总经理签发。签发后的公文不得再做任何修改。若确需修改,必须重新送签。文件签署后,交董事会或行政管理部门登记、并统一编号。1)日常公文编号①、董事会文件编号为:“深东环董[年份]××号”;②、监事会文件编号为:“深东环监[年份]××号”;③、公司文件(含公司对外文件),编号为:“深东环[年份]××号”;④、部门文件(含财务、行政、人事、技术、生产、营销等类别),由行政部统一编号并分别冠以“财、行、人、技、生、销”等标注,编号为:“深东环X[年份]××号”。⑤、公司对外业务联系函件,一般只登记不编号,重要函件有必要时,编号为:“深东环函[年份]××号”。2)程序文件编号DJHB/—200X年代号顺序号文件种类公司代号①DJHB:“**”的拼音缩写②XX:文件种类的拼音缩写,分为:财务类-CW、行政类-XZ、人事-RS、技术类-JS、生产类-SC、营销类-YX、等等。③XX:文件顺序号,从01起按颁发顺序统一编号。付印经登记编号的文件,统一由行政管理部门按公文格式打印装订。1)纸张规格:A4;,,上、;无页眉,有页脚“第×页共×页”并居中。凡有统一编号的文件首页需印制在公司红头文件纸上;其它发文和对外函件的首页可印制在公司信笺纸上。2)文件纸幅面格式:抬头红色(或黑色)一号宋体字“深圳市**股份有限公司”;换行后居中用黑色四号黑体字“深东环×[年份]××号”、居右用黑色四号楷体“XXX签发”或“XXX签发XXX已阅”,。文件最后应有黑体四号字标示以下要素:主题词、抄送或抄报单位(部