文档介绍：提升办公效率的信息化策略提升办公效率的信息化策略口王鸣合理运用信息化工具能使秘书的办公效率明显提高,有时甚至会产生事半功倍的效果。这就要求秘书除了熟练基本操作外,还能充分运用办公软件的某些高级功能,同时综合利用各种自动化办公工具以提升工作效率。本文围绕秘书主要的办公事务,对这些工具逐一加以阐述。一、文本编辑 Word、WPS是秘书最常用的文档编辑软件,基本功能已为秘书所熟知,现介绍一些简单却易被忽视的策略以提升工作效率。 “文档结构图”而不是“滚动条”来查阅文档提纲。这适用于页码较多的文档,需要将各级标题的“样式”设置为“标题1”、“标题2”等。好处在于一目了然、脉络清晰,能自动生成目录、页眉和图表编号等。 “修订”功能而不是“改写”来修改多人编辑的文档。这样每一修改处都有标注,审阅人可以“接受修订”也可“拒绝修订”,既方便重点审阅标记部分,又便于恢复文档原始内容。 “压缩图片”而不是“原始图片”插入文档或网页通讯。这可大幅度减小文档,有利于附件发送、保存及打开等。方法是选择图片“打开方式”一“MicrosoftOfficePictureManager”,将图片压缩,使之分别用于文档、网页或电子邮件。 。不同版面给阅读者带来的是不同的体验。以字体为例,“宋体”显得规范,“隶书”显得沉稳,“黑体”常被用作文档标题,“仿宋”常被用作公文正文字体,“TimesNewRoman”则比“宋体”更适合数字。此外,文档的配色、行距、字号等也有讲究。比如为方便领导批阅草稿,一般应将字体放大,行距加宽。 “.pdf´’而不是“.doc”准备打印文档。将打印稿转换成“.pdf’格式,可防止操作中版面发生变化。当然,如果在打印前要做修改,则可以同时保存两种格式的打印稿。二、报表统计除了excel常用的基本操作外,注意以下细节有助于提升统计报表的质量。 “数据有效性”而不是“填表说明”来提示填表人。如果填表模板有标准化要求,与其用描述性的“填表说明”,不如在发布前就对单元格格式或数据有效性作设置,尤其可对“日期”、“数值”列加以设置。 ,以防止查找人名时缺漏。如输入“张三”而不是“张三”,虽然后者版面美观,但如果用于数据统计,则需避免因空格而影响日后的查找。 “冻结窗格”而不是手动缩小“列宽”来编辑跨度大的页面。如果表格栏目较多,纵横跨度较大,要善于运用“冻结窗格”,使表头部分在拖动过程中始终可见,方便编写和核对。 “页眉/页脚”而不是“合并单元格”来编辑表格标题。慎用“合并单元格”,可防止排序、复制粘贴时出错。改用“页眉”设置报表标题能使各页自动显示。另外,善用“页脚”的“第&页码页,总&总页数页”设置页码,可生成专业的页码标记,方便装订阅读。 “顶端标题行”而不是每页添加“标题行”。如果统计报表有多页,加标题行对阅稿人会显得十分“友好”,同时又美观、整齐、有序。而“顶端标题行”又比每页添加标题行高级,它自动生成,且省去了文档稍作改动后“牵一发而动全身”的顾虑。 “网格线”而不是给表格加”边框”。网格线能自动识别,美观适眼。“边框”则需手工添加,且在删除修改过程中易使边框缺失,影响美观。三、沟