文档介绍：制度名
客户投诉案件处理规则
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GLZD195
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4-1
第一条为保证客户对本公司商品销售行为所发生的客户投诉案件有统一的处理手续和办法,防止类似行为的再次发生,特制定本规则。
第二条本规则所指客户投诉案件系指出现第三条所列事项,客户提出减价、退货、换货、无偿修理加工、损害赔偿、批评建议等。
第三条客户的正当投诉范围包括:
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、等级、数量等与合同规定或与货物清单不符。
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第四条本公司各类人员对投诉案件的处理,应以谦恭礼貌迅速周到为原则。各被投诉部门应尽力防止类似情况的再度发生。
第五条业务部所属各营业科(所)应作到:
。
,督促尽快解决。
,裁决有关争议事项。
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。
第六条质量管理科的职责是:
,确定具体的处理单位。
。
,分发有关部门。
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第七条各营业部门接到投诉后,应确认其投诉理由是否成立,呈报上级主管裁定是否受理。如属客户原因,应迅速答复客户,婉转讲明理由,请客户谅解。
签发人
责任人签名
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客户投诉案件处理规则
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4-2
第八条各营业部门对受理的投诉,应作详细记录,并按下列原则作出妥善处理:
,规格、数量与合同不符,现品与样品不符,超过技术误差时,填制投诉记录卡,送质量管理科。
,应填制投诉记录卡,并附处理意见,送公司有关领导裁定处理。
,依照内销业务处理办法规定处理。
第九条质量管理科在接到上述第一种情况的投诉记录卡时,要确定具体受理单位,指示受理单位调查,记录卡一份留存备查。
第十条受理单位接到记录卡后,应迅速查明原因,以现品调查为原则,必要时要进行记录资料调查或实地调查。调查内容包括:
(数量、金额等)是否属实。
。
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第十一条受理单位将调查情况汇总,填制“投诉调查报告”,随同原投诉书一同交主管审核后,交质量管理科。
第十二条质量管理科收到调查报告后,经整理审核,呈报营业部主管,回复受理单位。
第十三条受理单位根据质量管理科意见,作出具体处理意见,报经上级主管审核。
第十四条受理单位根据上级意见,以书面形式答复客户。
第十五条客户投诉记录卡中应写明投诉客户名称、客户要求、受理时间和编号、受理单位处理意见。
签发人
责任人签名
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4-3
第十六条客户投诉记录卡的投诉流程为:
第一联,存根——营业部门留存备查。
第二联,通知——营业部门连同第4-7联交送质量管理科。
第三联,通知副本——营业部门呈报上级主管。
第四联,调查——由质量管理科连同第五联交受理单位。
第五联,调查报告