文档介绍：电话管理办法
总则
制定目的
将电话管理予以合理化以利业务进行。
充分发挥电话的最大效力,节省成本。
适用范围
凡隶属使用本公司的国内外长途电话及市内电话(含公私事),依本办法所规范的体制管理。
权责单位
管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。
总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
管理办法
电话总机(话务员)管理办法
总机话务员应接转迅速、准确,用语简炼、清晰、耐心,应使用“您好”、“请”、“对不起”等礼貌用语。
总机接听外线电话的基准用语为“您好,××公司”,当对方告知分机电话号码时,说“请销等”;如分机占线,说“对不起,电话占线,请销后再打”。
总机接外线电话至分机时,一般电话铃声响五次没人接听即挂线。
话务员上班时间不得与人在电话在闲聊,不得偷听或泄漏公务机密。
不得在总机拨挂电话,非相关人员不得在总机上操作。
凡工作时间内外来私人电话除重大急事外,总机应婉拒接线。
挂接电话
电话使用
时间控制在5分钟内,最多不得超过10分钟,长话短说。
使用前应对洽谈内容稍加构思记录。
各部门人员遇电话铃响时,应马上拿起话筒,不等对方讲话,得先说出公司、部门名称。
凡外来电话,接话人外出时,应由总机或部门人员礼询对方事由,留言转告。
长途电话使用
公司尽可能使用如IP电话等节省成本的方式拨打长途电话。
从业人员因公务需要使用长途电话时,须先填写《使用长途电话申请单》,经单位主管核准后送交总机拨号。
单位主管因公务需要使用长途电话,也须填写《申请单》后送交总机拨号。总台人员在每次拨打长话前应登录《长途电话使用登记表》备查。
每月初管理部应将上月《长途电话使用登记表》与电信局的《长途电话清单》进行核对,核算出各部门的长话费用,需要时算到个人。
未设总机
公司人员少,未设置总机职位的,所有电话拨挂均由公司人员自己操