文档介绍：考考你的秘书是几段:执著于结果考考你的秘书是几段:执著于结果有什么不同? 有什么不同? ??模拟测试:总经理要秘书安排会议模拟测试:总经理要秘书安排会议总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下,什么是任务?什么是结果?通知到在这件事下,什么是任务?什么是结果?通知到所有参会的人员,想要的结果是什么呢? 所有参会的人员,想要的结果是什么呢? ??一段秘书的做法一段秘书的做法发通知发通知————用电子邮件或在黑板上用电子邮件或在黑板上发个会议通知,然后准备相关会议用发个会议通知,然后准备相关会议用品,并参加会议。品,并参加会议。??二段秘书的做法二段秘书的做法抓落实抓落实————发通知后,再打一通电发通知后,再打一通电话与参会的人确认,确保每个人被及话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到时通知到。。??三段秘书的做法三段秘书的做法重检查重检查————发通知,落实到人后, 发通知,落实到人后, 第二天在会前第二天在会前 30 30 分钟提醒与会者参会, 分钟提醒与会者参会, 确定有没有变动,对临时有急事不能确定有没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理, 参加会议的人,立即汇报给总经理, 保证总经理在会前知悉缺席情况,也保证总经理在会前知悉缺席情况,也给总经理确定缺席的人是否必须参加给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。会议留下时间。??四段秘书的做法四段秘书的做法勤准备勤准备————发通知,落实到人,会发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在会议电脑等工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议。到几点有会议。五段秘书的做法五段秘书的做法细准备细准备————发通知,落实到人,会前通发通知,落实到人,会前通知,也测试了设备,还先了解这个会议的知,也测试了设备,还先了解这个会议的性质是会?总裁的议题是什么?然后给与性质是会?总裁的议题是什么?然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料,供会者发去过去与这个议题相关的资料,供他们参考(领导通常都是很健忘的,否则他们参考(领导通常都是很健忘的,否则就不会经常对过去一些决定了的事,或者就不会经常对过去一些决定了的事,或者记不清的事争吵)。记不清的事争吵)。??六段秘书的做法六段秘书的做法: : 做记录做记录————发通知,落实到人,会前通知, 发通知,落实到人,会前通知, 测试了设备,也提供了相关会议资料,还测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录(在得到在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下,做一个录音备份)。允许的情况下,做一个录音备份)。??七段秘书的做法七段秘书的做法发记录发记录————会后整理好会议记录(录音) 会后整理好会议记录(录音) 给总经理,然后请求总经理是否发给参加给总经理,然后请求总经理是否发给参加会议的人员,或者其他人员。会议的人员,或者其他人员。??八段秘书的做法八段秘书的做法定责任定责任————将会议上确定的各项任务,一将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录,交给总经理与确认后,形成书面备忘录,交给总经理与当事人一人一份,并定期跟踪各项任务的当事人一人一份,并定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报总经理。完成情况,并及时汇报总经理。??九段秘书的做法九段秘书的做法做流程做流程————把上述过程帮成标准化的把上述过程帮成标准化的““会议会议””流程,让任何一个秘书都可以根据流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,把会议服务的结果做到九段, 这个流程,把会议服务的结果做到九段, 形成不依赖于任何人的会议服务体系! 形成不依赖于任何人的会议服务体系!