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会计、财务与管理的基本认识
会计信息是财务作业的基础,但两者的工作内容却完全不同,反而与企业管理作业
相似,企业管理者惟有参与会计与财务制度建立,才能完成一套高效率的「财务导
向管理系统」。
某公司的会计课长离职了,为了改善该公司的会计作业质量,董事长决定提高主管
层级,征求财务经理一人。征才广告刊出以后,应征函件甚多,董事长亲会面谈,
发现某一位具有上市公司财务课长背景的人士,对于管理制度有很好的建议,于是
高薪聘用。
新任财务经理上任以后,对该公司会计作业质量指责甚多,但却无力改善,日常工
作也与部属沟通不良,甚至被资深会计人员讥为外行冒充内行。董事长觉得很奇怪,
在大公司担任财务主会的人,怎么可能是个会计外行呢?因此特地请我去了解一下。
我与这位新任经理谈了一下以后,发现他的过去经验中,几乎没有做过会计工作,
难怪会发生很多问题。
‧财务与会计大不同,却与管理相似
对多数企业主管来说,财务与会计两者,似乎是差不多的工作,这个观念在中小企
业也许是正确的,因为在中小企业中,会计人员往往兼任了财务工作,财务主管也
是由会计人员一步一步升上来的。但在本质上,财务与会计两者只是相关而非相同
的工作,前者是信息的处理,后者为信息的应用,在大企业中,通常分得很清楚,
所以财务主管对会计工作不一定是非常内行的。
这位财务经理正好是这种状况,所以要他解决会计问题,确实是有点勉强。因此我
建议该公司在财务部内,训练一位资深会计人员担任会计课长,处理会计问题,财
务经理则专心财务问题与改善。后来该财务经理也不负所望,解决了公司内的很多
积弊,如低价销货、收账不良、存货太多等问题,使企业的经营体质获得很好的改
善。
从以上的案例中,读者当会了解,会计与财务是有很大的不同,反而财务与管理却
是相当接近的,当财务工作做好了,多数管理的目标几乎也完成了。企业经营者可
以不懂会计,不了解财务,甚至对管理一知半解,但只要能掌握这三者的范畴与相
互关系,企业的经营就可以执简驭繁了。
‧会计工作是管理信息的可靠统计
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什么是会计工作呢?会计工作本质上是一种企业经营管理信息的处理过程,它类似一
种统计工作,只是手法更为严谨而已。一个好的会计主管,必须是有能力全程规划
并执行会计作业的人,会计的全程作业涵盖甚广,企业中阶以上主管应有所认识,
才能相互配合。
首先,会计主管要建立适当且完整的会计制度。所谓会计制度,指的是企业的各种
企业活动(如销货、进货、收账、支付费用等)的作业流程、所使用的窗体格式、
产出报表的内容,以及每个作业的管制重点。这个制度的画面规范,通常也称之为
会计作业准则,一个好的会计制度,是要用最简单的作业流程,掌握企业内重要活
动的过程,避免发生弊端。
其次是会计信息的收集。会计信息所依赖的是各种窗体,会计人员称这些窗体为凭
证,会计凭证包含外来凭证,对外凭证及内部凭证三类,基本上内部凭证才是会计
作业的主要凭证,因为它可以自由记载很多内部管理信息,供管理审核之用,而外
来凭证及对外凭证,通常只供左证之用。
当会计人员收集到所需凭证之后,当然要审核这些凭证的正确性与合法性。会计人
员通常至少要核对各种单据间的一致性,以及核准人的适当性,再针对不同的作业
事项规定,作特殊审核。一旦发现异常,即应向相关人员查询或向主管报告,借着
这一个流程,一个企业的内部控制便可以落实。
在确认了会计凭证的正确性及合法性之后,会计人员便应将这些凭证转换成会计特
有的记录方式,这个记录在台湾通常称为会计传票,它同时记载了一笔交易所涉及
的增减两方面,如进货交易,一方面存货多了,另一方面应付账款也增加了。这种
平衡记录方式,会计人员称之为借贷分录,是一种较精确的信息记录方式。
为方便会计传票查阅,会计人员在记录完会计传票之后,还会将这个记录依时间顺
序,记录在账簿上,这个账簿账,古老的说法是流水账,会计学
上的正式名称为分录簿。
为了统计上的需要,照时间顺序记录的日记账,还须依会计科目重新整理,这种重
新抄绿的过程,会计人员称之为过账,