文档介绍：电子文档管理规定第一章总则第一条 为适应公司信息化建设的需要,规范电子文件归档与管理工作,保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性,结合公司的实际情况,制定本制度。第二条本制度所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。第三条本制度所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件(含电子公文)的形成、积累、鉴定、归档、保管、使用和统计的过程。第四条本办法适用于本公司范围内的所有部门。第二章电子文件管理体系第一条经理部建立与各部门档案人员、数据管理人员的指导和联系制度,保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。第二条为保证电子文件的安全性,防止因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失,对于电子文件正式文本实行双套保存(电脑保存和移动载体保存)有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件,必须制成纸质文件,同步归档保存。第三条一般电子文件的分类:;;;;第三章电子文件的收集与保存第一条电子文件在形成、接收时就要制作备份。在文件流转的每一个环节,只要发生过信息变化的,都必须制作备份,并在文件内容中注明:初稿、修订稿、定稿。如需多次修改的文件还需标注:修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。第二条对已经定稿完毕的电子文件及时交由经理部进行统一编号发布,无论有没有归档,都要定期制作备份。第三条电子文件登记表(附表)应当与电子文件同时保存。第四条电子文件稿本代码:M—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;F—正式电子文件;第五条文件来源分类是收文单位对所收到的文件按其来源进行的分类。归档分类可以分两类;就是内部和外部文件。外部文件划分成可以是“机构+日期”模式。内部进行的分类,部门的需用部门名称、项目需使用项目名称+日期以文件夹或压缩文件打包。第六条成文日期是文形成的日期其基本格式并一律用8位阿拉伯数字表示,表示日历年内日历月的顺序数,表示日历月中日历日的顺序数。时间不详时用数字“0”表示。例1:,即:表示年度为2011年,月、日不详。(指现有公司没有编号的电子文件,可以全部统一编号)   例2:,即:表示年度为2011年3月14日。第七条、密级在计算机内以“汉语拼音代码”存储,以“汉字代码”显示。汉语拼音代码汉字代码名称序号代码保密级别12345GK 公开NB 内部MM 秘密JM 机密UM 绝密公开级内部级秘密级机密级绝密级以上3-5项需在文件格式上设置密码第八条各部门在电子文件审核传阅过程中必须按以上要求进行标注否则每出错一次处罚责任人50元一次,对于对公司所造成恶劣影响和损失的由责任人全部承担。第四章电子文件的归档第一条发至经理部备案的电子文件由公司经理部集中、分类归档,文件办理的部门也应将自己部门所属文件即时整理归档。集中归档的,电子文件形成部门应当定期把应归档的电子文件向经理部移交,并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的移动磁盘。第二条存储电子文件的载体或装具上应当贴有标签,注明载体序号、档号、密级、存入日期等内容,归档后的电子文件的载体应当设置成禁止操作的状态。第三条特殊格式的电子文