文档介绍：O
A
系
统
方
案
建
议
书
上海得丘花园酒店有限公司
部门:
市场部
日期:
2010年10月25日
部门经理审批(意见):
总经理审批(意见):
使用OA系统的目的:
为了降低运营成本,提出无纸化办公方案,结合酒店实际情况制定出此方案:实现无纸化办公是未来电子商务发展的必然,节约公司成本、提高工作效率、规范内部管理是无纸化办公的宗旨。然而没有绝对的无纸化,白纸黑字更有权威,解决方案应该在有纸与无纸之间找到适合公司运作的平衡点。目前公司基本可以满足无纸化办公的两个必要条件:办公人员具备基础的电脑操作技能和一个公司内部局域网段内。
OA系统能给酒店带来什么
对于酒店的领导来说OA系统是决策支持系统,能够为领导提供决策参考和依据;对于中层管理者它是信息管理系统;而对于普通管理者它又是事物/业务处理系统。OA能够为酒店管理人员、工作人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效、愉快的工作。
OA系统可帮助酒店实现信息资源的共享;增强员工协同工作的能力;强化领导的监控管理;有效管理起有形(设备等)、无形(业务信息、知识)资产,避免流失;实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理,促进管理电子化、规范化,完美整合了组织内部的信息流。具体来说,OA办公自动化系统作用如下:
建立内部的通信平台
建立单位内部的消息中心,使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。
建立信息发布的平台
在酒店内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如电子公告、文件共享、视频共享,使内部的规章制度、新闻简报、工作交流、公告事项等能够在酒店内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够了解企业的发展动态。
实现工作流程的自动化
变革了酒店传统纸质公文办公模式,酒店内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、电子传真、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式,提高办公效率,实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章,而是利用快速而廉价的网络传递手段,发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作,减少工作中复杂环节。
实现文档管理的自动化
可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后,如酒店来了一个新员工,只要管理员给他注册一个身份文件,给他一个口令,他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的文件信息,规章制度、各种技术文件等等,只要他的身份符合权限可以阅览的范围,他自然而然都能看到,这样就减少了很多培训环节。
辅助办公
它牵涉的内容比较多,像会议管理、车辆管理、酒店客户管理、办公用品管理、资产管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公,实现了这些辅助办公的自动化。
建立信息集成平台
现代酒店中已存在的酒店管理系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据,对酒店的经营运作起着关键性作用,但它们都是相对独立的、静态的,智能网络办公系统具备数据接口功能,能把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中,使企业员工能有效获取处理信息,提高企业整体反应速度。
节省酒店的办公