文档介绍：1 /7 备用金管理制度人力行政中心**** 年**月一、目的 2 /7 为了加强公司各部门备用金的管理,提高资金利用效率,有效控制资金占用,特制定本制度。但必须做到专款专用,专人专账管理,不得挪用和贪污,一经发现严肃处理。二、范围是各部门人员用作日常办公用品开支、项目管理及实施、差旅费、搬运、货运、临时网费及日常性费用之类的借用款项。三、职责 1、由财务中心门负责备用金的审核、发放和收回; 2、由各有关部门负责人负责备用金发放的初审及协助备用金的收回; 3、由总经理负责备用金的审批。四、备用金分类为保证日常临零支付而单独储备的现金。备用金分定额备用金、临时备用金、出纳备用金三种: 1、定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金,具有时间长、比较固定的特点; 2、临时备用金是指因公司业务需要而暂时借支的现金,具有一次性、时间较短的特点; 3、出纳备用金是指因结算需要而准备的库存现金,具有金额较大、流转快的特点, 一般不超过规定限额。五、管理要求: 3 /7 1、备用金帐户由专人负责,实行专帐管理。各部门需将备用金帐户管理人员的情况报财务中心备案; 2、备用金管理员及时做好备用金帐户的收支记录,备用金帐户按季度结清,备用金管理员应于每季度 10号前将收支情况以电子报表形式报公司财务中心; 3、公司财务中心有权对各部门的备用金帐户进行不定期清查,备用金的支出要严格遵守公司的制度,不得出现白条抵帐,未经同意任何人无权转借备用金; 4、定额备用金每年为一次周转期,即年底收回备用金,备用金归还后如需要继续借用,其借款审批手续需重新办理。六、备用金的使用程序: 1、定额备用金和临时备用金的使用: 1)借款部门填写《备用金申请表》——部门经理签字——中心负责人签字——财务中心核签备用金额度——总经理审批——会计记帐——出纳审核付款; 2)各部门内部使用备用金,备用金专管员应查阅“备用金”台账,查明报销人员原借款金额,对报销的超支款项应及时付现退还本人,对报销后低于备用金金额款项的,应让其退回余额以结清原借款单所借账款; 3)备用金专管员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证,并设备用金登记簿,记录各种零星支出,每季度 10号前备用金专管员汇总清理备用金帐户,并将备用金帐户的收支情况报财务中心备查; 4)借用备用金的人员应及时冲账,对无故拖延者,备用金专管员发出催办通知后还不办理者,备用金专管员可通知财务中心将从下月起直接从借款人工资中抵扣。 4 /7 5)定额备用金配备表: 备用金配备部门备用金限额(元)已提取但未报销之备用金累计上限(元) 2、出纳备用金的使用: 1)出纳填写《备用金申请表》——财务经理审核——总经理审核——执行董事审批, 填写基本户银行支票(或网上银行转帐提现) ——会计根据相关票据记帐。 2)出纳备用金必须注意安全第一原则,有专用保险柜存放现金,并且存放地点符合公安、公司安全管理原则。 3)保险柜隔夜存放现金额不得超过控制金额,特殊情况下的大额存放,必须及时向财务经理报告,以便采取相应的安全措施。 4)出纳备用金必须日清月结,每天核对帐实数据。 5)出纳备用金的直接责任人为当事现金出纳员,财务中心经理负管理责任。 3、因人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人更换的,必须办理变更手续,变更方法采用借还两条线,即原责任人办理还款