文档介绍：公司档案管理制度及档案管理员制度(详细)公司档案管理制度一、总则1、为了规范公司档案管理,特制定本制度。2、本制度适用于公司及各部门档案管理。二、档案管理机构的设置及基本要求(一)档案划分及管理部门1、档案是指本公司过去和现在,在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。2、公司企管部负责档案资料的归档督促和日常管理工作,制定明确的档案管理员岗位职责。3、公司档案应按标准规范进行分类,并建立有规范的档案编号和标签,电子与纸张分类目录。(二)各部门资料管理1、公司所属各部门必须设兼职的档案管理员,规范各部门档案管理,实行部门档案与公司档案归口管理,档案管理员必须严格履行职责。2、各部门根据部门资料性质结合公司档案管理办法,实行统一的标准分类管理。3、档案的借阅和移交、销毁,必须按照公司管理规定执行。三、档案分类(一)档案质量1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或黑色中性笔书写,字迹要工整,清晰,封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的联系,区分不同的价值,便于保管和利用。4、档案盒(袋)表面为《档案目录》,档案盒内文件没有提名的,由档案人员根据内容拟定标题。(二)分类1、档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并要一定范畴,不能笼统含糊。(如:证照类、制度类、文件类、合同类等)。2、公司档案大致分为以下几类:(1)证照类:营业执照及各类证照,注册资料、年检资料、公司章程等;(2)文件类:分外来文件(政府职能部门的往来文件)和内部文件(各部门记录文件);(3)合同类:分内部经营管理合同和业务合同两种;(三)档案编号1、档案分类各级名称经确定后,应编制《记录清单》(《文件记录程序》表格,编号R-035),将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理,按照《记录清单》条款“对号入座”,各部门要积极配合公司档案管理工作。四、归档及保存年限(一)归档的文件资料,应按自然形成,保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档,在一个卷内要按问题或者文件形成的时间排序。(二)归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订,保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年、3年、6年不等。详见《附件2:记录分类及保存期限》(《文件记录控制程序》附件2)。(三)各部门可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。(四)归档的文件资料种类,份数以及每份的页数均应齐全完整。(五)按归档要求进行装订、编号。全部档案组成后,要对档案做统一排列并编写档号。五、档案日常管理(一)发放文件编制部门将审批会签后的文件交与企管部档案管理员,由档案管理员进行发放,发放时应登记《文件发放登记表》,并对电子版本进行电脑存盘。(二)接收各部门接收文件时,应在《文件发放登记表》上签字,并由档案管理员及时填写更新本部门使用文件的《记录清单》。各部门每年底应将清单副本报企管部备案,