文档介绍：珠海×××有限公司
程序文件
编号:GL-IP/DC02
版号: A
生效日期: 2003/7/18
GL-IP/DC02
记录控制程序
本版修改记录
修改状态
日期
修改原因及内容摘要
修改人
审核人
批准人
拟制: 审核: 批准:
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珠海×××有限公司程序文件
标题: 记录控制程序
编号:GL-IP/DC02
版号:A
更改号:0
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1、目的
本程序对质量/环境记录的编制、收集、分类、贮存和保管做出规定,以确保所有与质量/环境有关的活动及其结果有据可查,便于追溯、数据分析与统计。
2、适用范围
本程序适用于本公司和供方提交的所有质量/环境记录。
3、职责
各部门相关人员负责按本程序要求对质量/环境记录实施控制;
品管部负责质量/环境记录清单的整理与保存;
4、引用文件
GB/T19001—2000 GB/T24001-1996
珠海×××有限公司《质量/环境管理手册》 .3 记录控制
5、工作程序
质量/环境记录
质量/环境管理体系的记录通称质量/环境记录;
质量/环境记录的控制要求
格式
质量/环境记录使用的格式应符合公司文件中规定的要求,参照《文件控制程序》进行编号,不得擅自使用未经批准的格式;
填写
填写质量/环境记录应清晰、整洁,字迹清楚、完整和客观、真实,尽量避免涂改现象,如有涂改应于涂改处签字或盖章确认。作为证实与质量/环境相关活动及其结果符合性记录。
标识
质量/环境记录应给予适当的标识,以识别记录的类型、内容等,并与所记录的活动要对应,同类记录可给予编码标识;
珠海×××有限公司程序文件
标题: 记录控制程序
编号:GL-IP/DC02
版号:A
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贮存和保管记录的保管方式应便于存取和检索,应将记录贮存在满足条件的设施中,以防止损坏、变质或丢失;
编目
记录在保管中应按其类型给予适当的编目,以避免混放;
作业部门的作业文件资料各相关人员应按客户名称分类保管,作业未完成的应按“处理中”和“待处理”两类编目,以便操作及查询;
查阅
当合同要求时,在规定的期限内,质量/环境记录可提供给客户或其代表评价时查阅;
当其他单位和人员要求查阅质量/环境记录时,应经管理者代表批准;
形式
记录通常为书面文件形式,也可以呈任何媒体形式,如电子媒体;
修改
质量/环境记录一经形成后,一般不宜再修改。当实际需要时,应由记录的编制部门负责人进行审查和批准。修改后由修改人在修改处签名,必要时应注明修改日期;
质量/环境记录已归档保存后,原则上不允许修改,如确有必要,必须得到管理者代表批准方可执行;
控制职责
负责质量/环境记录控制的各部门应指派专人(可兼职)负责本部门责任范围内质量/环境记录的控制,包括收集、整理和保管