文档介绍：哈佛时间治理法则一、办公促效法□促效法 ,大多具备便利的功能,复印机自动送稿(ADF),即为功能之因此,不必再费事地一张张换稿,一次次按键。即使不在一旁看着,也无所谓,可以大大的节省人力与时间。可是,这种精心设计出来的功能,却出人意料的并未受到广泛的应用。其原因之一在于原稿的纸张大小不一。例如,在公司内部报表文件上经常可以发觉,文章是用文书处理机打在A4的纸上,而图表资料纸是B4大小。即使只有一张大小不一,自动送稿功能(ADF)的威力,也要大大减小了,因此必须第一统一资料等所有文件的纸张大小,不只是复印上,在各方面都将大大提高效率。 从学生时代起,我们就偏爱以活页纸来做笔记。当然,有时也会使用一样的笔记本。不过,从讲究效率的观点来说,活页纸是最佳挑选,而且最好只使用活页纸的单面。或许,这样会令人觉得太浪费,但是以单面使用每一张只记一个项目,即使随着思路起伏随手记下,事后还是能分门别类自由地调整页码,使笔记更加清楚易读。也就是说,必要的时候活页纸可以插换。此外复印时只单面使用,可以免去一张张翻页的麻烦,得以顺利的进行作业。 百科全书类的大套书籍,可以称之为知识的宝库,平常应经常翻阅利用才是。事实上,这类书籍往往被束之高阁,无人问津。把大套书籍排上书架时,都要书背向下排置。大套书籍所以被人敬而远之的原因之一,在于难以放在普通的书架上。只要向下排置,就可以解决这个困扰。把书背向下排置时,令书底朝外并在上面写上书名,这么一来就可以随手抽取查阅,不会再有笨重、不便的感觉了。 ,可收一举两得之效把百科全书排上书架时,应该一定先把硬纸盒取下来,让它“***裸”地排在书架上,其理由是,事先取下硬纸盒,需要时,即可迅速的抽取查阅所需资料。而且取下的硬纸盒另有妙用。百科全书或全集之类的大套书,一套都有数十册之多,利用这些硬纸盒做“整理盒”,分门别类地收藏明信片、书信等信件资料,实在非常方便,盒子的容量又多,大小又适合放置书信、明信片,所以,按类别或用途分别收藏是最理想不过了。以后检索找寻,自是“手到擒来”。 、简略化在处理的事务过程中,只要在访客的名片上,简单地写上“人、住、印、档”,然后交给秘书,她就知道该登记客户的姓名、住址、复印名片、夹入名片簿存档。像这样将经济使用的工作用语记号化、简略化,在交待工作的时候,可以不必在口头上一一指示或写字条提醒要点,得以省去不少麻烦。不只是一样的事务工作,连书信中经常使用的客套话也可加以简略化。例如“悉”表示“来函敬悉”,“祺”表示“敬祝商祺!”等等,如此即可大大的提高拟稿的速度,很快就可以交给秘书去打字。 很多人都有剪贴报纸、杂志的****惯,不过,如果以此来整理应用资料,未必是提高效率的方法。例如,把资料贴在剪贴簿上或收集在信封中,在检索的阶段上,这种办法相当不便。在治理者办公室中,剪下的报纸、杂志文章一律要复印,而且利用复印机放大缩小的功能,全部统一成B5大小,这么一来,不但日后容易整理,而且检索工作也会更为轻松愉快。 我们****惯在活页纸的两侧打上二十六个孔,因为想同时对照两种资料时,可随意夹左夹右,资料自然一览无遗。单面使用法的优点是,在这种情形下,将性能发挥到极点。如果有两侧打孔的活页纸,在装订归档之时,就更加方便,何乐而不为呢? ,要立刻归位书架乱七八糟,找一本急需要的书都得花上大半天,当然会导致工作效率降低。书架要以自己的方式随时整理得有条不紊,如此工作才能顺利的进行下去。整理的要诀在于——尽快将使用过的书籍归位。通常,工作前所需的资料,在一本书中顶多占两、三页左右,因此,不管搬出多少本书,应都应只把必要的章节印下来,立刻把书籍放回书架上,这么一来,书架才能保持有条不紊,过后也不必为了找寻书籍,而浪费许多不必要的时间。在整理与检索上,都是非常有效率的,实在是一举两得。 “专属用书”〖HT5”,5SS〗每个月都要写相当多的稿件。写一、两张稿件,往往就需要查阅好几本参考书,在这种情形下,一本本翻阅查寻,就是有再多的时间也不够用。一样来说,专门书籍大都是厚重一大本,要在这么厚重的书中找出一小段参考资料,真如大海捞针,要浪费不少心力。因此,从必用的参考文献中,事先印下认为需要的资料,编成一本“专属用书”。先将资料整理成一册,高效率地进行工作。 ,随时随地记下备忘录喜爱打高尔夫球的人大致都知道,高尔夫球的记分卡上附有铅笔,大小正好可放在上衣口袋,在球赛进行中,无论