文档介绍：如何规范的撰写外贸电子邮件一封规整的外贸电子邮件,会在第一时间留给客户良好而深刻的印象。然而根据调查,普遍反映很多业务员书写电子邮件比较随意,带有明显的个人习惯和色彩。最近几年,很多外贸公司,逐渐意识到了电子信息时代的重要性,都陆陆续续开始使用外贸管理软件。自然,这是一个比较好的认识与进步,但我们在强调使用外贸管理软件的同时,也要强调提高业务员的本身素质,只有外贸管理软件和内在素质同步提高,才能在风雨变幻的国际贸易行业中站立脚跟,稳步发展。那么,如何撰写一封规范的邮件呢? 一、使用统一的信纸,最好有公司的商标,主要产品的图片类别等等。外贸管理软件中可以自动设置、修改,再进行使用。二、格式正确,统一,邮件主题合理,拼写无误。所有发给客户的邮件应该采用统一的格式。外贸管理软件可以帮助设置相应的格式与主题。(1)邮件主题最好有公司名字等,比如公司名字是EXPORT,行业是PLASTIC,这封邮件的内容是给一款产品报价,那么主题可以写ExportPlastic/,可以方便客户以及你自己以后查找给客户的信息,对于来往邮件很多的客户,开始的时候我往往要花很多时间去查找以前的报价以及其它资料,但是现在通过主题就很方便知道邮件大概内容是什么,节省很多时间。(2)邮件正文两端对齐:对于段落很多的邮件,正文两端对齐会显得很整洁。(3),职位写SALESMANAGER等,不管你是不是经理,写上没关系,你职位高客户会觉得把他当回事,有好处。(4)落款有公司标识以及详细联系资料三、版面整洁,在OE里面将撰写邮件的字体,字号(10-12号比较好)都设置好,不要一会大字一会小字;也不要花花绿绿的,特别是不要全篇都是大写字母,会增加阅读的难度,让人反感。除非是对一些需要特别提醒客户注意的地方,可以用大写,加粗,特殊颜色等突出显示。四、拼写无误,在每封邮件发出之前都应该利用拼写检查工具检查是否全部拼写无误。五、表述准确,能够准确表达我方的观点,不要使客户产生任何的歧义,尽量避免有歧义的单词或者短语,尽量避免使用俚语等。六、详细,能够提供给客户非常详细的资料,回答他的问题,并将他没有问到的问题提出来。有时候你提出的问题会让客户觉得你很细心,很可靠而且非常专业。当然,详细并不是说一股脑的将所有东西都托盘而出,应该学会在适当的时候谈适当的事情。七、有条理,能够让客户清楚地明白邮件内容,谈完一件事再谈另外一件,混在一起会让人头晕。很多时候,用1,2,3,4等标出来你要说的东西会非常有用,客户很