文档介绍：供应商撤场、转场作业管理规定
有关部门、各购物广场:
为规范供应商撤场、转场作业管理,经公司研究决定,特制定如下管理规定,请各部门遵照执行。
一、供应商撤场处理流程
(一)流程图
撤场申请
报批
协商保留
填写《撤场/转场审批表》
核对往来帐
报批
办理撤场手续
通知撤场
租赁/承包自营
盘点
反馈
退货
通知
对帐
处理电脑库存
洽谈
(二)流程说明:
1、撤场申请:供应商向采购中心相关部门撤转场负责人出具加盖有效公章的《撤场申请》,撤转场负责人知会品类负责人对《撤场申请》进行审核。
品类负责人
根据销售情况向部门撤转场负责人提出申请要求供应商撤场,。
注:采购中心百货部、生鲜部没有综合组,全权由相关采购员办理。
注意:{在分公司培训时}要求复制总部行为,将经办所有撤转场负责人及财务结算主管和配送中心退货部主管及各商品部主管人通报,要求其负责。当工作调换时,必须邮件知会所有相关工作有联系的同事,告之由谁来接替工作,今后邮件与之联系,由其负责。
2、报批:撤转场负责人将《撤场申请》传部门经理审批。
(1)同意撤场则请撤转场负责人填写《撤场/转场审批表》并知会供应商必须按合同条款无条件承担空库存;
(2)不同意则请撤转场负责人进行谈判协商保留。
注意:一定写明撤场原因;一定要注明清楚撤场商品为全部撤、还是部分商品撤,如果为部分产品,一定写明撤场产品条码。
3、填写《撤场/转场审批表》:撤转场负责人填具一式二联《撤场/转场审批表》。
撤场/转场审批表的保留:
第一联:财务:第二联:撤转场负责人留底(百货部为供应商携带入卖场办理手续)
4、核对往来帐: 撤转场负责人持《撤场/转场审批表》到财务中心结算部核对往来帐目,由财务中心结算部主管在《撤场/转场审批单》确认并出具意见,然后再传回撤转场负责人。
5、报批:撤转场负责人持此表报采购经理、采购总监审批。
6、办理撤场手续:
(1)(租赁/承包):专柜供应商持《撤场/转场审批表》至购物广场办理清场手续,并由购物广场总经理、防损员、工程部、前台部负责人签字表示同意撤场。
(2)(自营):①通知撤场:撤转场负责人将经过采购总监审批过的《撤场/转场审批表》交财务中心结算部主管,由财务中心结算部主管向各购物广场商品部主管和配送中心退货部主管发送电子邮件《退货撤场通知/处理单》(见附件二),同时发邮件给信息中心录单员做供应商商品的暂停订货。{每部门每天不得超过两家的供应商撤转场,百货调整除外}
注意:必须使用公司统一规定的《退货撤场通知/处理单》,如没有使用正确信息传递导致信息错误,责任由财务中心结算部主管承担。
②盘点:购物广场在接《退货撤场通知/处理单》后在三个工作日内盘点该供应商所有商品,并如数退回配送中心退货部,在将商品全部交付配送人员后,要求商品部主管马上在《退货撤场通知/处理单》电子件上签字确认“已无实物”并立即发送给配送中心退货部主管。该供应商已经撤转场之后,各购物广场不能再有此撤场/转场供应商的商品返配回配送中心(顾客退货除外),如发生再次返配,分店自行买单(包括家电的样机)。此措施已经实行。具体措施附后。
③反馈:配送中心退货部主管在集中各购物广场退回商品后马上使用《退货撤场通知/处理单》电子邮件的各分店处注明“无实物库存”并在配送中心处注明“全部实物库存在配送中心”后发送邮件给财务中心结算并抄送撤转场负责人继续工作。
④退货:财务中心结算人员审核退货单。采购员与供应商联系在七日内必须退货,从配送中心将分店调回的商品及原来存留在配送中心的商品一起清退。配送中心退货部在供应商退完货后马上邮件知会撤转场负责人及财务中心结算部“供应商已经退货完毕”,财务中心结算部可以进行对帐,撤转场负责人可以进行空库存的谈判。
⑤对帐:撤转场负责人接到配送中心邮件后,与供应商联系要求其到财务中心结算部与其对帐。财务中心结算部在对帐后出具《转/撤场供应商会计资料表》,注明“空库存”传撤转场负责人。
⑥洽谈:撤转场负责人与供应商对空库存进行洽谈,在一周内形成处理方案。
⑦处理电脑库存:财务中心结算部与供应商结款。
a、撤转场负责人与供应商达成一致方案后传经双方公司确认的函至财务中心结算部。财务中心结算部与供应商结款并传单至信息中心录单员做空库存处理。
信息中心录单员清除库存并冻结供应商,若是涉及几个购物广场,信息系统将针对几个购物广场进行冻结操作。(见附件一)
b、一周内与供应商协调不一致则上报采购经理、采购总监,并报公司总经理审批决定是否将空库存挂供应商往来(见附件五)。
(四)相关规定:
1、由供应商持经审批的《撤场/转场审批表》至购物广