文档介绍：年会成本方案年会成本方案一、交通▲将年会安排在临近的区域范围内。随着汽油价格上涨,交通费用在不断增加。为了将交通费用降低到最低点,要尽可能将年会安排在距离大多数参会代表住宿地点比较近的地方,或者尽可能找一个参会代表可以步行到会场的年会中心去开会。▲引导同城的参会代表乘坐公共交通工具到年会现场,特别是年会中心正好有停靠站的。通常情况下,乘坐公共交通工具比安排专车穿城接送速度要快,比乘坐出租车价格要低。▲将迎送服务改为报销机场班车、公交车或地铁发票▲在与酒店、度假村商谈的时候,要求他们免费为嘉宾提供来去酒店的专车服务,而且要预留免费的停车位。▲要求当地的出租车公司为参会代表到展览现场、餐馆以及景点提供打折服务。▲使用航空公司的贵宾休息室为年会团队提供迎送服务。▲旅行要错过高峰期(一大早或晚上)。▲问一问酒店是否提供机场免费接送服务。▲让年会中心为参会代表在转移时提供一些必要的暂时休息场所。▲让赞助商支付班车费用,作为交换,可以在酒店班车的宣传牌、年会中心的班车停靠站以及班车上为他们做广告。▲搞清楚需要多少台客车,预订恰当的座位容:fi。▲如果你的大部分团队成员体力比较好的话,可以将酒店订在年会中心附近步行的范围内,无需提供接送服务。如果这样做的话,一定在你的注册材料中写清楚,让参会代表都知道。▲如果你的参会代表中有许多残疾人,尽虽将他们安排在一个或相近的几个酒店中,以便于集中安排残疾人车辆。二、 会务组成员▲雇佣现场注册和服务人员,不用为会务组成员付交通费。▲了解当地的加班限制和规定。▲安排会务组成员在正常工作时间内开展工作,避免加班。▲按天为会务组成员提供差旅补助,精确地规划出他们在餐饮和交通费用方面的许可范围。▲尽可能多用实****生和志愿者。三、 演讲人与娱乐▲请会员或当地人作演讲人。对于任何领域的任何协会来说,会员名单中总是会有一些重虽级的专家可以作演讲人。如果可能的话,以减免注册费的方式邀请会员到会演讲。也可以邀请当地的演讲人,以节省旅行费用。▲对于那些需要旅行到年会举办地的演讲人,给他们准备好旅行指南,这样就不用另付大巴、五星级酒店以及头等舱机票费用。▲如果考虑邀请知名的天才演出团体为你进行一个晚上演出的话,就与当地的教堂团体、青年团体或学校团体联系,来满足你的音乐和娱乐方面的需求。很多城市通常都有一些颇具天赋的演出人才,而且几乎没有什么费用。另外,如果他们是一个非盈利组织的话,你可以把演出费用捐给他们的组织,这不能不算是一件好事。▲开始行动吧!演讲人和娱乐费用通常每年都上涨。锁定今年的费用。▲放弃分项计算的方法,谈一个一揽子费用方案。▲将演讲人和娱乐团队安排在同一家酒店或同一个城市。▲在年会中经常与多面手合作。▲了解演出团队的组合规则,以最大限度地减少所需的音乐家数H。▲寻找一个在你的年会举办时间前后在当地巡回演出的团队。如果你预订了一个已经在该地区演出的团队,你可以节省机票费用,没准儿还能省下音响费用。▲让你的演讲人在年会现场销售他的或她的图书、 CD或其它产品,以换取他们在演讲费用方面的让步。四、 配置与搭建▲了解一下在同一个酒店还有什么团队在你的年会前后举办年会,与他们一起购买搭建所需的物品。这样可以节省材料及拆建费用。▲如果你的会期超过两天,年会室的配置与搭建不要有变化。▲现场办公用带裙边的餐桌就行,不必租用专用的办公桌。▲减少储备用房,