文档介绍：xxx实业股份有限公司总部接待管理制度第一章总则为规范接待程序,推进接待工作规范化、程序化、制度化,充分展示公司良好形象,特制定本制度。本制度适用于xxx实业股份有限公司(以下称集团公司)。第二章职责分工办公室是集团公司接待工作管理者,主要职责:负责制定接待方案;负责迎来送往;负责安排食宿;负责组织活动;负责收尾工作。各部门根据需要,协助办公室完成相关接待工作。第三章具体规定接待原则坚持热情、诚恳、周到、节约的原则。坚持安全第一原则。包括客人食宿安全、财物安全、交通安全等。坚持办公室归口管理原则。机关所有来宾接待一律由办公室归口管理。坚持请示汇报制度。凡遇到超出职权范围,难以解决的问题,应主动向公司领导请示。接待对象和范围接待对象主要包括到公司检查、指导、联系、协调工作的政府或行业主管部门、商业合作伙伴的领导和工作人员。接待范围由办公室视具体情况安排迎送、食宿、用车等。接待办法实行凭单接待,登记备案,核准报销的办法。凭单接待。接待对口部门在来宾到达前,必须提前三日(特别是重大接待),最迟不得晚于一日(仅限一般接待)填写接待申请单(见附件1)报送办公室。登记备案。办公室根据接待申请单做好接待登记薄(见附件2)填写工作。统一结算。接待费由办公室统一结算。所有费用票据,必须由办公室主任审核签字,经总经理审批同意后,到财务部报销。在接待过程中,因临时需要购买的物品(如烟、茶及有关物品),必须经公司领导或办公室主任同意后方可购买。对接待人员要求注重仪容仪表,规范着装,举止大方。热情周到,以礼相待,一视同仁,遵章守纪。接待程序(一)制订接待方案接待对口部门应主动向办公室提供有关活动的性质、目的、特点、程序,以及宾客的基本情况,如性别、年龄、职务、生活有无特殊要求等信息,办公室围绕活动总体目标,制定出可行性的接待方案。制订接待方案应注意以下事项:接待计划内容应尽量详细周密。日程安排要体现出高效率、快节奏。主要内容应包括:食宿地点和标准、活动日程、礼仪安排、陪同人员、交通用车、宣传报导等。(二)接待方案实施前期准备工作办公室制订接待方案,报总经理批准后,组织实施。明确参加人员。办公室视接待需要确定参加人员,如需其他部门相关人员参加,则通知部门负责人,由其落实本部门参加人员。分配接待任务。召集参与接待工作的全体人员,将任务逐项分配,把责任落实到人。同时把接待日程表(见附件3)印发给有关人员,便于提前准备,相互协同配合。办公室要在宾客到达前,检查落实接待各环节安排情况,发现问题,及时纠正。(三)接待方案的实施迎接宾客。对一般来宾,由办公室主任负责,办公室主任安排相关人员前往迎接;对上级领导和重要来宾,则由公司领导亲往迎接,相关人员陪同。安排食宿。接待人员应严格按照办公室主任规定的食宿地点和标准进行安排。商定活动日程。住宿用餐安排妥后,接待人员应与来客中的负责人商定活动日程,如需变动,在充分尊重来客意愿基础上,对原定日程作适当修改,并向公司领导汇报,及时通知有关部门。组织活动。接待人员要按日程精心安排组织各项活动,预订返程车(机、船)票。收尾工作。有关部门要协助办公室做好接待后的收尾工作。包括向客人征询意见,把订好的返程车(机、船)票交给客人,请客人办理有关离开手续,确定离开住地时间,安排交通工具、送站,结算各种帐目等。(四)接待过程中应注意的事项:在接待过程中,有关各方