文档介绍：物美集团大宗采购工作指南
说明:大宗采购是指超过各业态公司总销售额1%或全年采购金额超过2000万人民币的品项。
目的
建立和执行这个制度是为了建设物美集团高水平的采购环境,提高供应商的素质和供货质量,保证商品供货的稳定,防止发生质量意外事故,同时可以降低采购成本,防止采购中的徇私舞弊。但对象可口可乐、宝洁、联合利华、花王、达能、帕尔玛特这样物美没有议价能力的供应商,可能也不能采取这套工作指南。
这套工作指南的特点是在制度管理部设置第三方询价(至少需两人)和大宗采购监督员(至少需三人,其中一人负责监督计划制定、监督流程控制、监督要点设定;一人负责监督过程复核、资料审查;一人负责资料收集、检验、鉴别。)
工作流程图
后备供应商数据库:出入库操作规范,数据库管理操作规范
销售模块订货
订单处理操作规范:
新品开发操作规范:
老品补货
老品新合同
新品
供应商资格认证操作规范:认证计划、认证标准、认证程序、认证方法、认证结果处置、认证表格汇总
新店商品规划铺底订货操作规范:
第三方询价模块
库存充足
采购合同作业操作规范:预算、调查、准备、询价、谈判、审查、第三方询价控制、核准、签约、记帐
促销计划订货操作规范:
库存不足
配送模块
配送指令
合同执行操作规范:时间、数量、质量、价格、运输、保险、返佣、赞助、促销、生产流程控制、异常预警、汰换、合同修改、追索
预算模块
结算支付申请操作规范:
执行模块
集团信息系统:采购品项数量和价格、市场价格、供应商数据、合同执行数据、预算数据、结算数据
监控模块
采购流程图
相关各方职责
(1)。主持供应商资格认证和大宗采购合同评审,控制会议进程,协调各种矛盾和冲突。保证工作按既定程序和标准完成。
(2)。聘请供应商资格认证和大宗采购合同评审的咨询专家。
(3)。参考各种信息,形成决议,确定合格供应商,批准大宗采购合同的签约和执行。
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主要由四个业态公司总经理,四个业态公司采购总监、集团财务部总监、集团制度管理部总监、集团法律事务部总监以及其他聘请人员组成。
根据咨询专家调查报告,评价意见,供应商自报材料,第三方询价报告,其他调查报告和信息,具体工作人员的现场说明,投票决策。
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(1)。执行和监控的关键点:供应商认证;合同议价;合同执行监控。
(2)。执行和监控的内容:
检查是否按程序完成工作
*.供应商认证程序:核实文件、实地调查、资质评估、会审、储备、签约、汰换等等。
*.合同议价程序:预算、调查、准备、询价、谈判、审查、第三方询价控制、核准、签约、记帐等等。
*.合同执行监控程序:时间、数量、质量、价格、运输、保险、返佣、赞助、促销、生产流程控制、异常预警、汰换、合同修改、追索等等。
检查工作标准是否达到
*.供应商认证工作标准:规模、管理、质量、装备、合作度、价格、能力、竞争力评价等等。
*.合同议价工作标准:双赢,长期合作,附加条件优惠,价格理想(市场平均价),其他代价低,风险可控等等
*.合同执行监控工作标准:完成率,可靠性,异常率等等。
检查预定工作方法是否执行,应用的工具是否完整和合格
检查工作是否按时完成
*.供应商认证工作时间表
*.合同议价工作时间表
*.合同执行工作监控时间表
检查所附图、表、单是否规范、完整
*.供应商认证所附图、表、单:
*.合同议价所附图、表、单:
*.合同执行监控所附图、表、单:
现场调查供应商
现场巡查配送、验收、质检、收货、运输、库存等等、
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(1)。定期对样本商品进行市场调查和网络查询;
(2)。协调各下属单位采购与销售在进货价格高低上的扯皮,以便分清责任,精确考核;
(3)。为监督控制采购合同议价提供依据;
(4)。实时掌握竞争对手的经营企图等等。)
按物美集团绩效考核办法进行考核。
主要由物美内部有经验的采购人员、财务人员和店铺销售人员组成,由集团总裁聘请,给一定报酬,定期轮换。
主要负责现场调查供应商的资质、规模、质量管理水平、卫生管理水平、生产管理水平、运营管理水平、配送能力、财务状况等等,并作出个人评价,以供集团决策。
程序和方法
(1)。供应商资格认证准备
(2)。投寄招标文件
(3)。检核投标文件
(4)。样品检验和评估
(5)。供应商现场调查
(6)。供应商资格评估
(7)。会审
(8)。投寄供应商入围通知
(1)。大宗采购合同评审准备
(2)。供应商报价
(3)。议价和第三方询价
(4)。其