文档介绍：北京融科智地房地产开发有限公司档案管理办法
融科智地房地产开发有限公司档案管理办法
(8>2001年 6 月 19>5 日公司总经理室审批通过)
第一章总则
第一条为加强对公司各类档案的综合管理,逐步实现档案工作规范化、系统化和标准化,更好地为公司管理各项工作提供服务,根据国家《档案法》,并依据北京市建委和市档案局联合颁布的《北京市城市建设工程竣工档案管理实施细则》的有关部分,结合本公司管理工作中的实际情况,特制订本办法。
第二条在档案学中,档案、文件材料、资料是三种不同的概念。档案是在本公司工作活动中直接形成的原始记录,经过整理、鉴定、组卷办理了归档手续的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电脑光盘等不同载体的历史记录;文件材料是在本公司现行工作活动中直接形成的原始记录,处于运转、承办过程中,还没有转化为档案;资料是指为了工作参考的目的而搜集来的文献材料,不是本公司工作活动中直接形成的文件材料。档案必须实行集中统一管理,确保完整、准确、安全,便于开发利用。
档案管理工作是公司管理基础工作的一个重要组成部分,是维护公司合法权益、经济利益和历史真实面貌的一项工作,档案应按照文件的种类和形成的时间顺序进行全面的收集和认真的整理、编制。
公司各类档案均纳入本管理体系。其中:
1、工程档案和文书档案归档于档案室;
2、财务档案(包括合同档案)在财务部单独归档;
3、人事档案属于寄存在人才交流中心的部分按社会办法统一寄存在人才交流中心,属于公司人事手续部分(如简历、入职、辞职手续、员工基本情况表等)同“文件类”管理办法,由主管人事工作的岗位人员每月移交到公司档案室;
4、涉及公司机密的档案(如涉及公司级奖惩的文件及其他重大商业机密的文件),公司设专人保管。
第五条本办法适用于公司各部门,其中深圳分部的档案管理纳入本管理办法。
第二章机构设置档案管理职责
公司总经理室是档案管理的主管部门,其主要职责:
审核批准公司档案管理制度、办法、规范;
指导、监督和检查档案管理工作;
决定公司员工执行本规范的奖惩。
公司档案室对内赋有各类档案的统管职能,对外赋有档案接口的职能。
公司设置档案信息主管岗位,该岗隶属公共事务部,其主要职责:
1、执行国家档案工作的方针、政策和法规,规划公司档案工作。
23>. 负责收集、整理、分类、鉴定、保管、统计公司各类档案及有关资料。
3. 指导各个部门的兼职文件管理员,把需要归档(具有一定保存价值)文件材料归档。
、资料等管理办法的研究。
。负责编辑档案参考资料,编制检索工具。积极开发档案信息资源,逐步达到档案信息资源共享。
6. 进行档案的鉴定工作。对已超过保管期限的档案提出存毁意见,经公司领导审批后进行处理。
第九条各部门设兼职文件管理员负责本部门形成的档案材料的收集积累、整理和向档案信息主管移交档案等工作。
第三章归档范围
归档保存的含义包括两个方面:一是具有保存价值的文件材料才需归档保存,才能转化为档案,没有保存价值的文件材料不必归档,也就不会转化为档案;二是履行了归档手续,也就是说对形成的文件材料经过鉴别和筛选、经过了整理和组卷,履行了归档手续,具有法律效力,成为公司档案的组成部分。
第十条文书档案的归档范围:
1. 公司营业执照、资质证书等法律类文书原件。
、批示、批复、批转、决定、条例、办法、规定、计划、通报、通知等。
、规定、规则、办法、规划、计划、方案、工作汇报、总结、通知、通报、统计报表、历史沿革、大事记、简报、信访、录音带、照片、影片等。
、总结、统计报表、通知、办法等。
、标书。
第十一条城建档案的归档范围:
城建档案是城市建设开展规划、勘测、设计、施工、管理、科研、抗灾、战备等项工作的重要依据,包括基建文件、施工技术文件和竣工图三部分。其中基建文件由建设单位负责编制,施工技术文件和竣工图由施工单位编制,建设单位负责检查、督导,由建设单位组织统一报送城建档案馆。
由建设单位编制的基建文件主要有:
基建计划任务书等重要文件:
⑴工程建设项目立项依据:项目建议书及批复文件;可行性研究及其报告;计划任务书及批复文件,与项目立项有关的领导的重要讲话记录、重要的会议纪要等;
⑵会议文件、纪要:由建设单位或工程管理部门主持召开的重大问题的技术会议、协调会议等会议文件及会议纪要;
⑶规划、环保、消防、防疫、节水、人防、抗震、劳动、卫生等有关职能部门的审查意见及批准文件。
⑷专家建议文件
建设用地、征地、拆迁文件:
⑴建设项目选址报告及土地、规划部门批复;