文档介绍：河北民油企业咨询有限公司费用管理制度一、目的: 为有效控制 xxx 公司及各子公司(以下简称公司)各部门的费用支出,同时使财务支款及报销流程明晰化、规范化,结合本公司实际情况,特制定本制度, 请各部门严格参照执行。二、应用范围: 本制度适用于 xxx 公司各部门。三、基本制度及规范(一)费用报销审批原则 1、费用报销的审批应严格遵循业务和财务双重审核的原则。 2、业务的发生必须真实,票据合理、合法、合规。 3、经办人是业务的第一责任人,对业务的真实性及票据的真实性、合法性、合规性负责,部门主管应对业务的真实性负责审核。财务审票人员对发票的“三性”进行最终审核,对不符合规定的票据,财务人员有权拒绝接受,予以退回, 对经办人屡次提交不合规定发票且金额较大的,可直接向其主管及财务主管汇报。如税务检查或审计检查中发现虚假发票,对相关业务人员及审票人员加倍处罚。 4 、经办人应及时到财务中心报账,当年的费用必须当年报销或挂账,跨年的票据或费用一律不得入账。(二)费用报销流程 1、员工根据报销种类的不同,填写相应的报销单。 2、报销单应完整填写如下信息:公司名称、费用项目、费用明细、金额(大小写)、单据张数、部门名称、经办人等,呈交部门主管,进入审批流程。 3、帐套包含: 河北民油有限公司帐套业务审批流程(见附件 1)。(三)单据填写规范 1 、费用报销单据应使用黑色钢笔或碳素笔填写;报销信息须填写完整、字迹清楚; 2 、大小写金额一致,不得涂改,除差旅费允许不贴票补助外,报销金额必须与发票金额一致; 3、大写金额的规范写法如下:壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、零、元、角、分、整、拾、佰、仟、万; 4、收到的发票应为有效票据,票面完整清晰,填写规范,符合要求,大小写金额一致,内容包括单位名称、日期、项目,批量购买的需附清单; 5 、费用支出必须是预算内支出,部门间协同发生的费用需有预算主管部门的签批; 6、需要办理入库手续的必须附入库明细,依领用表分摊费用。(四)取得票据要求 1、开票名称要规范,公司名称要清楚正确全称,不允许简写、错写。一般费用发票可开具普通发票,因销售商品给客户的赠品(如毛巾、肥皂等列入宣传费物品,不含烟酒茶可列入招待费的物品)视同为销售,须开具 17% 增值税专用发票。需为公司开具增值税专用发票,提供给开票单位公司的开票信息必须完全正确(各公司开票信息见附件 2); 2、如取得开具办公用品、维修费等总类发票的,后必须附明细,明细上加盖发票专用章。无明细的总类发票(如食品)一律不得报销。 3 、发票中的大小写金额必须清晰、相符,大小写金额不相符发票一律不予报销; 4、发票上要加盖国家规定样式和大小的“发票专用章”,印章清晰完整(定额发票中的兑奖联可以撕去,但要确保发票专用章在发票联加盖清晰完整); 5 、税务局代开的发票,须同时加盖税务局代开发票章和单位发票专用章, 附完税证复印件; 6 、报销明细上的内容要与发票项目一致,特殊业务可以另附说明,不要写在入账的附件中。报销明细中要清晰列示报销的大小写金额; 7、业务的发生要体现出真实、合理的原则。具体控制原则见下: (1 )经办人或部门专门人员必须预先在相关税务网站中查询发票真伪(一般发票背面都有明确具体的查询网址及查询办法) 。如被财务查出假发票一律不予报销。(2)自己不得审批自己的费用发票,必须由上一级领导审批。(3 )几个部门的费用可以费用分割单的形式在部门间分摊,分割单必须有相关部门主管的签字确认。(五)票据粘贴要求 1 、大小:相关原始凭证必须粘贴在与记账凭证纸张大小的纸张(差旅费报销单大小)上,如附件为符合要求大小票据,可不必再粘贴纸张。 2 、票据分类:原始凭证先应按照末级会计科目(如办公费、招待费、车辆费、差旅费等)进行分类整理,同类末级会计科目的原始凭证应粘贴在一起。同类原始凭证如果数量较多,大小不一,应按凭证规格的大小进行分类,同一张单据粘贴单上所粘贴的凭证尽量保持大小一致。每张单据粘贴单所粘贴的凭证不得过多。 3、粘贴规范: (1)粘贴凭证时,应由上而下、自左至右、均匀排列粘贴,一般粘贴 2列, 均匀粘贴,上、下及右方不得超出粘贴单边源,两列之间不得重叠、留空或大量累压粘贴。原始凭证应保持原样粘贴,个别规格参差不齐的凭证,可先裁边整理后再行粘贴,但必须保证原始凭证内容的完整性。(2)对于规格较大、纸质较硬的原始凭证(如证明文件),不影响主要内容的,可将多余部分修剪后再粘贴;不可修剪的,只能通过折叠的办法处理,要分张折叠,规格大小要与单据粘贴单的规格保持一致。除特殊情况外,一般方法为齐左折右或齐上折下,并要在装订位置适度粘贴,右折和下折位置要留有余地, 以免日后凭证磨损。(3) 粘贴好的原始凭证与记账凭证一起加封面进行装订,装订后要达到“四边齐、