文档介绍：物资采购及合同管理办法
第一章 总则
第一条、 为规范公司采购行为,维护公司利益,保证生产顺利进行,依据公司实际及市场惯例,制定本办法。
第二条、 公司所有对外采购适用本规定。
一、采购,就是指以合同方式有偿取得货物与服务的行为,包括购买、租赁、委托、修理、加工制作、寄售等。
二、货物,就是指原材料、辅助材料、设备、零配件、工具及办公用品等。
三、服务,就是指除货物以外的其它采购对象。
第三条、 公司所有采购由供应科负责实施,其它单位不得对外采购。采购应当严格按照批准的计划实施,杜绝无计划审批采购。
第四条、 矿成立采购评审组,负责采购的评估审核,提出意见,报公司领导审批。评审组由经营副矿长、供应科长、财务总监、监察员及有关技术人员组成。经营副矿长任组长,供应科长任副组长。
第五条、 采购行为及合同内容必须遵守国家法律法规,遵循公开透明、公平竞争、诚实守信原则。
第二章 采购计划
第六条、 采购计划形成
一、生产用材料、配件、辅助材料、燃油、工具、办公劳保等由材料科按《物资计划管理办法》相关规定提出形成。
二、设备及新建与改扩建工程项目的采购计划由材料科按《物资计划管理办法》相关规定提出形成。
三、外委修理加工制作,由使用单位提出,经矿审批程序批准后形成。
四、服务类合同由相关部门提出,经矿审批程序批准后形成。
第七条、 采购计划所列物资,必须写明名称、规格、型号、数量等标识。设备应注明技术参数及要求附件。服务合同应注明服务内容、价格等。
第八条、 采购计划分为年度计划、季度计划、月度计划、应急计划,对上述计划的要求,详见公司《物资计划管理办法》的规定。
第三章 采购方式
第九条、 供应科采购采用以下方式:
1、邀请招标;2、询价采购;3、单一长协采购;4市场现金采购。
第十条、 邀请招标,就是指邀请三家以上供应商发出招标文件进行招标采购。它适用于大型设备,大宗物资。
第十一条、 询价采购,就是指向三家以上供应商发出询价单,供应商报价的采购。它适用于一般设备材料。
第十二条、 单一长协采购,就是指向单一供应商进行的长期供货采购。它适用于供应商少、常用材料及主要设备的主要零配件,如燃油、水泥等。
第十三条、 市场现金采购,就是指1000元以下小金额的急需品,在市场直接用现金采购。
第四章 采购程序
第十四条、 供应科接到采购计划后,根据采购的物资类型选择采购方式,发出邀约。对收到的标书、报价单进行整理汇总。
第十五条、 采购评审组对报价进行评审,也可约供应商进行谈判议价,商讨供货条件。本着质量优先、性价比高优先、售后服务好优先的原则,提出书面评估意见,推荐供应商,上报后按有关规定审批。
第十六条、 供应科依据批准后的审批单,起草采购合同。采购合同需按标准合同文本条款,明确双方的权益,不得有缺失与侵权条款。合同应编号,以便于管理。
第十七条、 采购合同形成后,报经营矿长审核。对重大采购合同,必要时要向律师咨询,然后由公司授权的人员签字盖章生效。
第五章 合同管理
第十八条、 供应科负责合同生效至合同终结的全过程管理
,包括督促验货、退货索赔、结算等事务。
第十九条、 供应科应督促供应商按时交货。物资到矿后由供应科出具验收通知单,由材料科牵头组织验货,供应科应派人参加。验货细则按有关规定执行。验收通知单一式两份,供应科留存一份。
第二十条、 若验货时发现不符合质量技术要求,经研究决定需退货时,由供应科办理相关事宜。
第二十一条、 物资验收合格,按合同需支付货款时,供应科凭合同、验收单,出具付款通知书,送财务科按付款程序支付货款。
第二十二条、 若物资在使用过程中发现质量问题,依合同条款需进行索赔时由供应科负责索赔事宜
第二十三条、 合同资料的管理。从采购的发起到采购执行终结的所有资料,包括采购计划、询价单、报价单、评审单、评审报告、采购审批单、合同、技术附件、验收通知单等全部文字资料,由供应科收集、整理、装订、存档。每份合同的各项资料必须齐全不得有缺失。
第二十四条、 供应科设专职的合同管理岗位,负责合同管理的具体事务。
第六章 监督与奖罚
第二十五条、 矿领导、公司监事有关科室单位对采购行为都有监督的责任。如发现有违反采购规定的行为,可向矿领导公司监事进行举报,接到举报后应进行了解调查处理。
第二十六条、 对以下人员应予以奖励。
一、降低采购成本贡献突出的采购人员;
二、举报违反本规定的采购行为经查证属实的人员。
第二十七条、 对违反本规定,弄虚作假、收受回扣、在谈判中泄密的人员根据情节轻重,给通报至解除合同的处分。给公司直接造成经济损失的,要依法赔偿。构成犯罪的,