项目文档管理制度.pdf

文档介绍：营销中心
项目文档管理制度
版本信息：
版本号 拟制 / 修改责任人 拟制 / 修改日期 修改内容及理由 批准者
一、目的
建立营销中心的文档管理制度， 对项目中所有文档进行清晰有效的分类管
理与控制， 实现项目文档的有序保管与规范流动， 为项目文档提供规范化的管
理，提高项目的成功率，有效控制项目成本、进度、时间。
二、范围
本文适用于营销中心各单元、 公司内配合部门及与之有关的客户、 合资公
司、渠道的文档。
三、原则
（一）定义
文档包括接收、发放和内部文档，含传真、电邮、备忘录或是会议纪要、
邮递、商务运作阶段文档及其他内部文档。
（二）规范
1. 明确内部文档的编制和命名
（1）文件名应是文件的标题。
（2）标题应能直观简明体现文件的内容。
（3）每个文档必须有一个统一的编号。
（4）在电子文档的命名后面加上编号。
（5）文件编制应使用对应的统一文档模板。
2. 接收文档控制编号
所有接收文档需有统一文档控制编号， 统一由文档中心管理。 文档控制编
号形式由项目管理者根据实际情况确定，建议体现接收日期的信息。
3. 明确项目文档的使用制度
（1）在项目前，应建立一套文档的管理程序
明确文档的拟制、审核人员 , 文档控制员。
明确所有文档的编号、收发登记操作，及受控等级。
（2）建议接收文档的管理程序
由文档控制员统一接收。
加盖或记录接收日期（时间）。
赋予文档控制编号。
记录输入文档中心数据库，保存原件。
（3）明确发送文档的管理程序
加盖或记录发送日期（时间）。
记录输入文档中心受控库，保存原件。
发送后由文档控制员统一记录归档。
（4）明确合同各方之间的文档传递等相关规定
（5）文档借阅登记和保密规定
原则上严禁文档原稿进行借阅。
借阅副本应进行登记，加盖副本章。
副本销毁的规定。
限期返还原件的规定。
（6）电子文档的共享规定
4. 明确文档的归档存放
（1）建立纸面存储和电子件存储两套相对应的文档管理系统， 目录结构见
附表一《项目文档归档结构》。
（2）按文档的阶段及