文档介绍：采购管理制度及采购流程
一、目的：
规范公司采购流程，提高采购工作效率，从而为生产的顺利进行提供保障，并最大化降低企业成本，为企业带来更大的资金支持。
二、适用范围
适用本公司范围内的采购管理
三、内容
（一）总则：为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
（二）基本流程：采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈—合同的签订—交货验收—质检—入库—计划对账—财务结算
（三）采购流程图如下：
四、制度细则
（一）采购需求的提请
1、定义：采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品，并按照规定的格式填写，按照即定流程申请获得这些物品的过程。
2、采购需求流程如图：
3、请购单的要素
完整的请购单应包括以下要素：
l 请购的部门；
l 请购物品所属项目；
l 请购的用途；
l 请购的物品名；
l 请购的物品数量；
l 请购的物品规格；
l 请购物品的样品、图纸或技术资料等；
l 请购物品的需求时间；
l 请购如有特殊需要请备注；
l 请购单填写人；
l 请购的部门负责人；
l 请购单的审核人；
l 财务审核人；
l 公司总经理。
4、请购单及其提请规定
l 请购单应按照要素填写完整、清晰 ，由公司领导审
核批准后报采购部门。
l 请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收，请
购部门备份。
l 涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的
形式进行提交，同时清单的电子文档也需一并提交。
l 遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，
可以电话、邮件或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。
l 如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，
申请部门必须作出书面说明。
l 请购单使用公司规定的统一表单，请购部门有更改和
补充的，应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
5、公司物资申请采购的提请部门
l 公司生产经营所需的原材料、生产设备、辅件及其他
物品由生产部门提请。
l 公司设备维修、维护所需的备品备件、维修工具等物
品由生产部门提请。
l 公司生活及办公的物品、固定资产或其他生活及办公
项目由行政部门提请。
l 公司各部门专用的物资由各部门自行提请。
6、请购单的接收
l 采购部在接收请购单时应检查表单的填写是否按照规
定填写完整、清晰，检查请购是否经过公司领导审批。
l 接收请购单时应遵循无计划不采购、名称规格等不完
整清晰不采购、图纸及技术资料不全不采购、库存已超储积压的物资不采购的原则。
l 联系仓库管理人员核查采购物资是否有库存，核对采
购台帐看在途采购的物资是否满足采购申请。
l 对于不符合规定和撤销的采购物资应及时通知申请采
购的部门。
7、请购单的分工处理
l 核对过的请购单，采购部应按照人员分工和岗位职责
进行分工处理。
l 对于紧急采购项目应优先处理。
l 无法按照申请部门需求日期完成采购的，应通知申请
部门。
l 重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
8、采购周期的规定
l 根据采购物品的金额、特性、地域规定相应的采购周
期。
l 请购部门应按照公司规定的时间提前走请购单的审批
流程，以便采购部门能按时完成采购。
l 采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明
原因。
l 遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策
略。
（二）询价及其规定
l 询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，
了解其技术要求，遇到问题要应及时与请购部门沟通。
l 属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打
包采购。
l 对于紧急请购项目应优先处理。
l 所有采购项目上必须向生产厂家或供应商直接询价，
原则上尽量不通过其代理或各种中介机构询价。
l 对于请购部门需求的物资或设备如有品质相同，成本
较低的替代品可以推荐采购替代品。采购提出的可替代品，一经被选用，做绩效考核加分。
对于请购部门需求的物品，采购人员在采购过程中应该发现，采购物品有新产品可替代，而未与请购部门进行沟通的，采购也应负责。采购对使用部门提出修改性建议，一经被选用，做绩效考核加分，使用部门相应的减分。
l 遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额较大的采
购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，提报公司领导批准方可询价或发放标书。
l 询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询
价。
l 除固定资产外，根据单次采购金额的不同，选择供应
商询价、供应商参与比价或招标采购的供应商数量也