文档介绍：计算机知识金融海啸扑面而来, 到处都是 Cost Down 的呼声。成本节约要从小事做起,文档打印无处不在,现在就让我们看看这无处不在的打印有哪些节约高招吧。一、文字压压缩无论是 Word 还是 Excel , 默认的字号都是五号字, 实际打印时, 可以再设置小一点,同样可以看得清楚。特别是 Word 还可以通过调整行距的方法来节省纸张。在“段落”对话框中,将“行距”项选择“固定值”, 在右侧的“设置值”下方就可以直接设定行距的大小了。具体的行距以及字号大小如何设置可参看下表。二、先看后打,文档打印悠着点打出的格式不理想,原本打算放在一页的内容变成两页了,不合要求扔掉重新打印,这是以往常有的事。只要在打印前做点小动作,这种情况是完全可以避免的。无论是 Word 还是 Excel , 单击 Office 按钮, 执行“打印→打印预览”命令都可以以“所见即所得”的方式查看实际打印的效果, 如果对预览的效果不满意必须调整到满意状态后才能打印。打印预览除了能够很直观的看到最终打印的效果外,好好的利用打印预览,可以帮我们有效的节约成本。 1. 成本节约, Word 有绝活在 Word 中, 执行“打印→打印预览”命令进入打印预览界面。在“预览”功能组中, 单击“减少一页”按钮, Word 会自动尝试通过改变字号大小及字符间距,将整个文档减少一页。每次单击可减少一页,根据文档的内容, Word 会自动调节,在不能再自动缩减时, Word 会弹出提示。对于长文档来说, 这种自动缩减还是挺方便的,最起码省去了自己调整格式的麻烦。如果对 Word 自动缩减的效果不满意的话,还可以进一步手工调整, 而所有的调整当中, 效果最为明显的就是“页边距”了。在“页面设置”功能组中,单击“页边距”下拉箭头,在弹出的菜单中选择“窄”项,从而对页面进行进一步的压缩。小提示: 1) 调整页边距后, 可再次尝试“减少一页”功能, 绝大多数时候,重新调整边距后都还能再减掉一页。 2) 除了使用“窄”边距外, 还可以选择菜单底部的“自定义边距”命令, 在打开的“页面设置”对话框中手动调整边距大小, 直到自己满意为止。页面边距建议不要少于 1 厘米,以免打印时有打印不出的部分。对于图文混排的文档来说, 还有个办法可以进行大幅度的缩减, 那就是执行“分栏”操作。单击“页面设置”功能区的显示功能对话框按钮, 打开“页面设置”对话框, 切换到“文档网络”标签,将“栏数”设为“2”(可根据实际情况设定栏数,一般推荐 2 栏为佳)。 2. 成本节约, Excel 有妙招除了 Word , Excel 同样是我们经常使用的, Word 有绝活, Exce l 又有什么妙招呢? 在 Excel 中同样执行“打印→打印预览”命令进行打印预览界面。首先勾选“预览”功能组中的“显示边距”选项,这时页面边距及纵向单元格边距都直接显示了,可以通过鼠标拖动来直接修改边距。如果对于自己制作的表格成竹在胸的话,可以单击“打印”功能组中的“页面设置”按钮打开“页面设置”对话框,在“页面”标签中,在“缩放”下方选择“调整为 XX 页宽 XX 页高”项,并按照自己的要求设定最终打印的页数。与 Word 有点不同的地方在于, Excel 在“打印预览”界面中, 对成本节约似乎并不能有太大的作为。不过 Excel 中还有一个更加强大的功能,可以满足成本节约的要求。在表格编辑界面,在“视图”标签中,单击“工作簿视图”功能组中的“分布预览”按钮,在弹出的对话框中单击“确定”按钮。这时你会发现最终的打印效果从这里都可以看到了,每个页面的边距都用蓝色的线条标示出来了, 通过拖动蓝色线条, 可以直接控制每一页中打印的内容。三、 Excel 页面调整必会技巧 1. 打印超级标题行对于多页表格,遇到需要在多页同时打印的表头或者是复杂的页眉时,可以在“页面设置”对话框的“工作表”标签中,设置“顶端标题行”。单击“页面布局”切换到“页面布局”标签, 单击“页面设置”功能组中的“打印标题”按钮,在打开的“页面设置”对话框中,单击“顶端标题行”右侧的按钮,然后选择标题行区域, 最后再次单击“顶端标题行”右侧的按钮回到“页面设置”对话框( 如图 5), 单击“确定”按钮即可完成每页打印相同标题行的制作。 2. 打多打少我作主 Domain: 我要自学网 More:wtcjsjkdd 一个表格做好了,但是打印的时候并不需要打印全部,只需要打印其中的一部分,要怎么办呢?如果说使用“打印范围”是一个很好的选择,那么使用“打印内容”则会是最佳的选择。使用鼠标拖动选中需要打印的区域, 执行“打印→打印”命令, 在打开的“打印内容”对话框中,在“打印内容”下方选择“选定区域”项,这样就只会打印选中的部分内容了。小提示: 在“打印内容”下方选择