文档介绍：信息交流与沟通控制程序
１．ﻩ目的
为建立畅通的沟通渠道,明确信息交流内容、范围与形式,规定内部外部沟通的方法,通过及时、准确、快捷地接收、传递和处理公司内部、外部质量、环境、食品安全、诚信信息,实现管理体系的有效运行。
本程序适用于公司生产经营管理等活动所涵盖的所有部门与层次内、外部的信息交流与控制。
3．ﻩ职责
３．1管代/ＨＡＣCP小组长负责公司内部及外部沟通事宜的审批及管理工作。
。
３．3ﻩ技术中心负责配合收集行业、政策等方面的信息、整理、分析、研究,供公司领导和有关部门参考。
行政部负责相关部门的外部沟通。
,并配合技术中心和行政部作好公司信息交流、传递和处置工作。
４ 工作程序
4．1ﻩ外部沟通
a． 认证机构、当地环境保护机构、质量技术监督局等监测或检查的结果及反馈的信息;
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、环境、食品安全、计量管理有关的法律法规、条例、规范和标准等信息的获取与执法部门的联系;
、抱怨、期望和要求,包括顾客、供应商及周围社区居民的沟通,涉及重要环境影响的处理,伤亡事故的上报等;
e. 行业技术信息;
f. 上级或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指示等信息;
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i. 与参观者、检查人员及发生业务关系的人员进行有关管理体系方面的信息交流。
4．1．2ﻩ外部信息沟通
．２．1ﻩ关于法律法规的信息主要由行政中心获得,下发各部门;
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．2．3ﻩ上级行政部门传达的信息由公司行政部统一接收
4． 行政部负责接收当地环保部门的环境监测信息;
４．;
4．1．2．6ﻩ各部门在与客户、社会与其他相关方接触或合作时,应将企业内必要的信息;如公司的管理方针及保护环境和预防、减少环境污染的思想、企业管理体系绩效以及企业适用的法律、法规等,向相关方进行宣传;
．3ﻩ信息传递方式:
4．、传真、邮件、资料传递、走访、座谈等形式与顾客、供方、立法和监管部门或与管理体系有关的组织进行信息交流;
、书面文件、资料讨论、电子媒体、电话、小组简报、各种会议、布告栏、合理化建议、培训、内部刊物及各种媒体等方式予以传递,确保内部、外部信息交流与沟通畅通。
４．．1ﻩ不需在公司内部进行交流与协调处理的,在获取信息后及时给予答复。
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４．《信息反馈单》并向技术中心汇报,技术中心负责召集相关部门进行情况调查和处理,并将处理结果反馈给信息提供者。
4．．４ﻩ如果是有关重要环境因素的投诉信息,行政部协助相关部门对投诉情况进行原因分析,各部门进行处理。还应在处理后,将投诉情况、调查情况和处理及答复情况及时记录并反馈