文档介绍：关于规范标准化体系的建设方案
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目前存在的问题
问题点
问题示例
1、各种资料无规范性格式和编号体系
会办单、签呈编号随意
2、审批、发送权限范围不清晰
领导邮箱“垃圾邮件”较多，群组功能滥用
3、归档管理部门和方式不明确
无统一归口，没有档案库，业务文件管理分散
4、资料调取手段不科学
人工电脑主题词检索和纸板文件检索，效率很低
5、存在信息安全风险（泄密）
员工桌面文件夹管理、共享区文件管理
6、有效***和无效信息的评估和识别
大部分资料无版本号，信息容易失真
7、公文流传程序需要正规化
签批手续需要明确
8、信息系统普及程度较低
线下操作较多，系统依赖程度不高
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标准化体系范围&可能提供的解决方案
主要包括数据报表、分析报告等
主要包括公司及各部门发文、会议纪要、请示汇报、会办单等
主要包括培训资料、心得体会、笔记等
ISO9000项目提供的管理方案：
ISO文件控制程序
ISO记录控制程序
系统解决方案：
OA系统/专项知识库软件
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解决方案
1、公文编写分类规范
2、文件流转规范（授权体系、流转范围、密级、时效性）
3、知识库档案管理规范
1、公文审批效率考核
2、文件安全管理规范(奖罚）
3、文件流转效率考核
文件（记录）控制SOP(依据ISO9001)，下面包括：
审批SOP 发送SOP
归档SOP 调档SOP
据了解，OA系统可以将此解决方案中绝大多数内容嵌入系统化操作中，简化操作、管理的复杂性，降低控制风险。后期将根据领导决策做详细评估。此解决方案考虑到后期OA的对接，会配合OA改造做相应规范。
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管理体系之SOP流程
ISO9000咨询过程会按照这一原则对SOP部分进行规范
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管理体系之标准制度
5、文件的编写分类
管理制度、管理办法及业务操作流程文件的编写分类：

(详见《标准作业指导书( .) 管理规范》)
包含但不限于以下内容
1、传递公文采用PDF文件管理
2、业务签章制度
3、行政设置专职发文员，审核文件审批流，设置发文编号，各部门设置部门发文员
4、总裁办归口存档
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管理体系之标准制度
下发性公文编写分类（示例）
发字[2011]***号 ~集团名义下发的重要事项、业务指导、通知等文件
行字[2011]***号 ~集团发的奖罚性文件（运管和人事双签）
任字[2011]***号 ~集团发的任命性文件（详见模板1：任字文件