文档介绍：3-06会议通知
集团会议管理作业规则
目的
本作业规则用于指导会议议事,不涉及会务安排。目的是规范集团会议管理,提高集团的会议效率,防止会议流于形式,并加强会议决议的落实。
范围
集团发展管理部、总部各相关专业职能部、各地区公司
职责
31>.1集团发展管理部
负责制定本规则,总部各相关职能部门和地区公司遵照执行。

严格按照会议管理的作业规则抓好会议程序的准备和落实,提高会议效率和会后落实。
会议的六个原则
会议的召开是为了内部管理决策得到迅速、高效的执行,内部管理信息能够畅通传达和沟通,以及帮助内部管理人员建立固定的交流与学习的机制。因此,会议管理应该符合以下原则:开诚布公;平等互议;精简高效;程序规范;科学决策;付诸行动。
5. 会议的五个环节
会议的五个环节指:会前准备、议题确定、会中商议和会议决策、以及会后跟进。

参会人员必须在会议开始前提交汇报和相关文件,文件的类型、格式和内容必须符合会议要求。大型会议还需提交发言要点表,便于会议主持人掌控会议情况。

会议的议题确定是非常重要的环节,会议效率不高和会议流于形式基本上都与会议议题准备不充分相关。会议召开前必须拟定总议题、分议题,以及各个议题的讨论时间和负责人,即议程;各分议题的负责人根据议程对所负责部分的文件资料进行准备。

主持人用3-5分钟的谈话,系统、简洁的说明开会目的、时间安排、会议程序、议事方式、纪律规则等。
议题发言
根据议程安排,议题负责人进行汇报;汇报结束后,全部参会者或者由主持人选定的人员针对议题发言,每人发言时间一般控制在15分钟以下为宜。
自由讨论
会议的中段或者后段,主持人可组织参会人员针对已进行的议题进行自由讨论。自由讨论的时间控制在30分钟左右为宜。
会间休息
会议进行60或6>90分钟后,必须休息5—10分钟;休息时间结束之前,参会人员必须回到会场就位。

开会的目的是为了进行群体决策,以得出一个与会者认可的决议并执行。主持人根据本次会议所预选的群体决策方式之一(权威决策、少数服从多数决策、共识决策和无异议决策),针对不同的方式引导有效的表决。

会议决策必须落实于执行。会议决策后必须由会议记录人形成《会议纪要》和《会议执行督办事项单》,用于指导参会者和会议跟进人督办执行会议决定事项。
6. 会议的四个功能角色

会议召集人是决定会议是否召开的人,因此对会议的全过程承担责任,包括会议的质量和会后决议的落实。

主持人通常是召集人。大中型会议可能另外指定主持人,甚至指定分议题的主持人。主持人通常对会议进行过程负责,即现场控制讨论气氛、把握谈论方向、顺利达成决议。主持人也可能会被指定对某议题的全过程负责。

会议记录人的主要功能是记录和维持议程所设计的程序,同时协助主持人做