文档介绍:项目总结会议经验谈
     
 
 
 
 
 
     
     
 
 
 
 
 
     
 
 
 
 
序:笔者主持过大小四十多个项目,参加过无数次的项目会议,对此可说是游刃有余,而且笔者主持过的项目总结会议中,有几个就是在同事们意料之外的表情中,和客户签署了项目验收文档的。然而,年前的一次项目总结会议却是铩羽而归,虽然原因很多,并非笔者的失误,但结果是全面失败。这次的老马失蹄使得笔者静下心来,对所参加过的项目总结会议进行总结,在此提出两个观点,三个准备和四个步骤,以希望更多的人获益。
两个观点
一、项目验收的标准的不同将决定项目验收的进度和难度,尽快地让项目验收是项目经理首要的职责
越是大项目,验收的标准和细节就越多,同样也因为金额大,所以涉及验收的人员也多,在谁签字谁负责的压力下,大家都不愿意先签字,就使得项目验收的标准变得比较不可捉摸。
在大项目中查找不适合验收标准的问题,就相当于打靶的目标是我们所站的地球,随便怎么打,都能中。因为客户内部都会有一套连卖硬件都难过关的验收标准文档和流程,更何况是软件验收。如果真的按客户的要求和标准执行,团队再进行两年的开发,还不能保证能通过验收。
所以,大项目的验收,往往都包含着三分人情。项目经理平时就要搞好和客户的关系,双方在验收的标准上能有个双方都可以接受的方案,共同把事情做好,如果做不好,虽然客户他也有责任,但你的公司却要为此多付出很多的人力物力时间和资源。
 
二、项目总结会议是决定项目能否顺利通过验收关键与跳板,要把握好这机会,不要打无准备之仗
项目总结会议,顾名思义,就是对项目的工作进行总结,哪些做到了,哪些还没有完全满足客户的需求,哪些是还没有完成的工作。因为软件的运行有个周期,其需求会随着用户使用的程度,而提出更多更完善的需求,同样,也会使得项目的周期会比商务谈判时所想像的要更长一些。
因为有商务合同和项目组工作的汇报,如果能获得客户的认可,同时,软件功能,在客户目前所提的范围内,有了一定的实现,则项目总结会议很有可能会变成项目验收的跳板,至少对项目验收会有非常好的心理预期,让双方的中下层人员在接下来的工作中,都以项目验收为中心的工作,会让项目工作顺利地转入验收期做最好的铺垫。
 
三个准备
一、全面了解项目情况
很难想像一个对项目进程和工作不了解的项目经理,能主持好一个项目工作总结会议。项目验收的流程就象是链环,一个套一个,其中的任何一个环出了问题,整个链就断掉了。因为其中涉及的细节太多,客户所问的任何一个问题,你没有做出让客户满意的回答,就很难保证客户会让会议结果朝着你所想像的目标进行。
所以,项目经理在会议开始之前,心里就应当要非常清楚,这个项目中哪些是客户关注的,项目组完成的情况,以及客户的满意度,特别是客户领导所提的需求的满足度。以及项目进行到什么程度,在项目进行过程中,客户的想法和态度等等。
在此基础上设想,客户对我们的满意度,如果满意度达到一定的程度,就要明白在正式会议开始的时候,哪些会是客户重点关注的业务,客户在这些关注点上的态度和底限,预先知道客户会出什么的牌,会让你在会议上有着出人意表的收获。
 
二、知晓参会人员