文档介绍：会务筹备方案样板(DOC)
xxxxxx工程
xxx会
会
务
筹
备
方
案
20xx年xx月xx日
为了高效、优质做好本次会议的各项筹备工作，确保xxxx工程xxx会取得预期的效果，特编制此会务筹备方案。
一、会务筹备组
组 长：xxx
副组长：xxx、xxx
成 员：xxx、xxx、xxx
二、会议筹备
为了确保会议能够顺利召开，在接到会议通知到会议服务工作开始之前，成立会议筹备组，会务组全体人员参加，集中落实会议前期的各项准备工作。
项目
具体工作事项及内容
责任人
会议确认
确定会议方案（规模、人数）
根据会议各项活动信息编制费用预算，并提报批流程
根据会议议题确定参加会议的单位
拟会议通知
制作邀请函
信息收集
发会议邀请函、会议回执
酒店预订
会议材料
会议讨论材料
会议指南，书面印刷，参会人员xx份/人
会议议程
领导发言稿
答谢词
会议材料目录，参会人员1份/人
参会人员签到簿
专家签字表
会议通讯录
场地布置
主会场会标
酒店大厅欢迎牌、主会场指引牌
会场席卡
宴会席卡
分会场指示牌
签到台鲜花
报告台鲜花
印制参会人员代表证、会务服务人员工作证
物资准备
签字笔
打印机 台
投影仪 台
照相机 台
碎纸机 台
录音笔 支、激光笔 支
A4纸 包、浅红色A4纸
包
订书机 只、订书针 盒、起钉器 只
U盘 只
5米电源拖线板 只
剪刀、美工刀、尺子
矿泉水 箱
香烟 条
酒（白酒 箱、红酒 箱）
茶叶 盒
信封 只
手提纸袋 只
***牌 副
车辆 辆
急救箱 只、常规药品适量
三、会议期间工作组分工
在会议期间，为确保各项工作稳中有序，忙而不乱，会务筹备组划分为综合保障组、交通保障组、接待服务组3个工作小组开展具体工作，
各行其职。同时根据各个环节会务服务工作的重点不同，各个小组在做好本职工作的同时应积极协助其他各小组工作。
（一）综合保障组
组长：xxx
成员：xxx、xxx、xxx
主要工作
关键环节
负责会议资料准备（发言稿、会议议程、领导致辞等）——xxx、xxx
报告、支撑性文件等审查资料准备及专家临时提出的支撑文件的取得——xxx、xxx
负责会议期间物资发放管理（所有财、物领用需登记）——xxx、xxx
负责会议室布置（会标、会桌摆放、席卡座次摆放、麦克、讲台、灯光、音响、拖线板等）——xxx、xxx、xxx
负责会场服务工作（签到、茶水、笔墨纸张、参会人员需要提供的零星服务）
投影、音响、麦克须提前1天调试，会前30分钟须再次确认正常；
席卡座次须在会议召开前1天摆放妥当；
会议室门应提前1小时打开；
会务中心复印地点提前熟悉。
——xxx
会议书面材料的打印、复印、分发、保存等服务——xxx、xxx
会议录音、摄影——xxx
分组讨论各小组记录人员的确认。
（二）交通保障组
组长：xxx
成员：xxx、xxx、xxx
主要工作
关键环节
负责车辆调度——xxx
来宾接、送时刻表及接送人员名单确定——xxx
负责接、送参会来宾——xxx、xxx
最迟在会议报到前一天，将所有需要接站（航班、火车）来宾的姓名、抵达时间、站点、通讯联系方式等信息收集完成，并形成书面信息表；
最迟在会议结束前4小时，将所有需要送站（航班、火车）来宾的姓名、送站时间、站点、通讯联系方式等信息收集完成，并形成书面信息表；