文档介绍：公函式商函的信文格式及范文
公函式商函的信文格式 (函头)信头原属英文商函的一种格式,由于商务活动的国际交往日益增多,近年来国内商函采用这种国际通用的信头格式者日渐增多。信头出现于信文首页的上部,在左上方写收件人地址、单位、职称、职衔、姓名等;右上方写发信人地址、法定名称、姓名、电话、传真、电报挂号、E-mail、邮政编码、寄信日期等。
如:香港九龙观塘协和街78号 中国·北京市启德楼二楼B座Y西城区车公庄大街6号泵业国际集团 中国双巴进出口总公司董事长云晓璎先生 总经理xxx电话:传真:电报挂号:电子邮址:邮编:1999年10月1日
有些商业企业的信笺印有信头,发信时在专用发函纸上按表格填写即可。需注意:就目前而言,信头并非中文商函的必备格式,国内商函往来多无信头。
(事由)标题位置在信头下方,居中书写;不使用信头则直接标写在首页上方中间。标题用来标明事由,使收信人通过标题一目了然就能知道信文的主要内容。商函标题常见有两种形式:一是由事由加文种名称"函"构成,类似于两项式的公函标题,如"关于申请商标注册咨询函"。二是先写"事由"二字,加冒号提示,然后直接标写该信件的内容,如"事由:K-35超声波仪索赔"。
(编号)函号即发函字号或发函编号。中文商函的编号常见有两种形式:一是仿效行政公文发文字号的格式,形成"x函[20xx]"或"(20xx)x函第x号"的形式。如"琼纺财函[20xx【请酌情自行填写】]99号"或"(20xx【请酌情自行填写】)琼纺财函第99号",这里的"琼纺财函"是代指"海南省纺织公司财务处商函","99号"是该公司年度发函的顺序号。但需注意,商函的发函字号不象行政公文发文字号那样有严格的要求。二是采用直接编号,如"第23号"。设置函号是为了便于收发函双方对商函的处理、归档、备查,是否需要编制函号或采用何种形式编排函号并无具体规定。函号的标注位置也没有固定、统一的要求,通常出现在标题右下方或信头的左上方。
(称呼)称谓是对收信人或收信单位的称呼。称谓的位置在标题或函号的左下方,单独占行,顶格书写,后面用冒号。商函比较注重称谓。若收信方是单位,应写全称或单位内的部门名称;若写给个人,要在公司名称和对方名字之后加职务衔,以示尊重。如"xx商场xx总经理"、"xxx董事长"等。不知对方职务或职称时可用"负责同志"、"先生"、"女士"、"小姐"等称呼。与港澳台地区进行商务往来,依照****惯还应在称呼上加一些文言敬语,如"x先生惠览"、"xx先生台鉴"等。商函在称谓之后一般不用寒暄语,直接进入正文,不必象私函那样客套寒暄。
,叙述经贸业务往来联系的实质性问题。正文可分开头、主体、结尾三部分。开头:开头应直截了当、简单扼要地说明发函意图、缘由;复函则要引叙对方来函,以示复函的针对性。主体:主体表达信函的中心内容。一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项或是针对所要商洽的问题或所联系的事项阐明自己的意见。结尾:结尾一般是简要概括主体所叙之事,并提出本函的有关要求,如"希望速予办理见复"等。有的商函在结尾时使用一些惯用语,如"此致"、"此复"等。也有的商函没有结尾。结尾往往就是一两句话,但却是点睛之笔,应特别注意它的恰当得体。一般商