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公司会议室使用管理办法

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公司会议室使用管理规定
第一条为进一步加强会议室管理,充分发挥作用,提高使用率,明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程,对会议室的使用作规定。
第二条公司会议室指永康办公楼二楼会议室(一号会议室)、三楼总裁办会议室(八号会议室)、二号会议室、三号会议室等4个会议室。
第三条
一、
二、三号会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方,也可开展培训、面试、客户接待、小型活动等,由行政管理中心统一管理;八号会议室由总裁秘书管理;行政管理中心和总裁秘书分别负责会议室的使用登记与调度、设备检视等工作,会议使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。
第四条申请、登记与安排
(一)八号会议室主要用于总裁召集参与的会议接待活动和指定会议,由总裁秘书根据总裁指示安排;其他部门需使用该会议室,经请示总裁后,由总裁秘书协调后安排。
(二)
一、
二、三号会议室主要用于公司、部门会议。
-1-
,需提前一天向行政管理中心提出申请并到行政管理中心填写《会议室使用申请表》,经行政管理中心审核准许后方可使用;临时性使用会议室,必须经行政管理中心负责人同意。
。(1)先申请,后使用,没有经过申请的部门或个人,在没有冲突的情况下,可以使用,如有冲突,必需礼让已申请使用会议室的部门或个人;(2)按申请的先后顺序使用,特殊情况下,经相互自行协商后可以调整使用顺序,报行政管理中心备案;(3)先全局后部门再科室的临时优先顺序,遇公司、部门、部门科室临时或紧急会议,在不能调换的情况下,按照公司、部门、部门科室的优先顺序礼让。
。超过10分钟未到达会议室的,行政管理中心有权对会议室的使用权另作安排。
,再需使用时,应重新申请。部门及个人应按预约时间段完成会议,若后续时间无其他安排,可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他会议,超时部门应离开会议室,终止使用该会议室。
第五条使用。会议室是公共服务空间,使用者有责任保证会议室整洁有序。
-2-
(一)使用会议室时,不得在会议室大声喧哗、就餐,以免影响到办公秩序。
(二)使用会议室的过程中,使用人必须爱护公物,用完后应及时清理会议物品(行政管理中心提供烟灰缸、茶杯和水果盘的借用,清洁由会议室使用人员负责),保持会议室整洁(会议期间产生的垃圾由会议室使用人员负责处理,如矿泉水瓶等),关闭影音设备、办公设备、空调等,恢复原状;设备出现故障或公物出现损坏时,应及时报修。
(三)会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得管理部门同意,不得拿出会议室或作为他用;若确因需要临时借用的,必须征得同意

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