成都市温江区社保局电子文档管理制度.doc

文档介绍：电子文档管理制度
为加强对本局的电子文件的归档与管理，保障归档电子文件的安全和开发利用，特制定本办法。
一、电子文件的归档管理工作由本局负责人主管，相关工作人员负责管理并做好电子文件的归档工作，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。
二、归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。在本局主要职能活动中产生的电子文件，归档前应进行鉴定，具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的电子文件，应按照归档范围进行归档。
三、定期将具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的电子文件制作脱机备份3份。需要永久、长期保存的电子文件，制作纸质版本与电子文件同时归档；转换成纸质版本的，及时归入相应门类的纸质档案中进行管理。本局电子文件使用物理归档的方式进行归档。电子文件归档后，工作人员要及时清理网络上重复的电子文件。
四、每年一季度完后将办理完毕应归档的电子文件向社保档案室移交。移交时办理清单一式两份，交接双方签字后各执一份。
五、归档的电子文件应做到外观完好、整洁无损，记录的字节数、检索条目等项目与登记一致，确保上机测试无病毒和准确无误。
六、接收入库的电子文件，每两年抽检一次，抽检率不低于40%，发现问题要及时补救。
七、档案室要做好归档电子文件的管理工作，做到防磁、防光、防尘、防热、防有害气体。
八、封存的归档电子文件不得利用和外借，利用时要使用归档电子文件的复制件，查阅时只能查阅与工作有关的内容并注意遵守保密规定。
成都市温江区人力资源和社会保障局