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福建省莆田新美食品有限公司
公务接待管理制度
文件现行版号:Ａ
首版生效日期：２0１５年1０月1日
本版生效日期:2０15年10月１日
发放编号: (盖受控章处)
文件编号: ＸＭ/Ａ0０５-2015 总 页 数： ８
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编 制: 编制日期:__＿_＿＿___＿___
审 核： 审核日期:___＿＿________
批 准: 批准日期:__＿_________＿
文 件 更 改 记 录
本文件根据实际需要作如下更改,已经相关部门会签并呈报核准,签核意见及变更具体内容,见附页[文件更改通知单]。
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修改人
审核人
批准人
公务接待管理制度
一、目的
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为树立集团品牌形象，扩大对外联系和交流,本着“热情礼貌、服务周到、规范接待，标准管理,成本控制”的原则。
二、范围
本标准适用于集团各种接待工作。
三、公务接待基本原则
对口接待、热情服务、节俭高效的原则。本着提高办事效率,加强与业务部门联系的原则,实行对口接待,提倡节俭，杜绝浪费。
领导审批、严格标准、严格控制的原则。公务接待必须严格按照公司规定的标准安排,对各类公务接待实行领导审批制。
公司所有接待均要符合工作需要。非公务接待活动，包括出差期间的餐费及部门内部或部门之间的互相宴请、馈赠不属于公务接待范围。
公司所有接待均由行政中心负责安排，按照标准执行,其它部门无权安排。
招待费属公务性开支,严禁私客公待、无客自请。
四、职责
行政中心为集团公务接待工作的归口管理部门,负责接待工作的安排和管理，拟定重要客户的接待计划,协调相关部门落实接待任务,并做好后续重要信息的传递及存档工作;集团各部门在接到客户来访预约后,应提前１到2天告知，应填写《接待申请单》及时把信息传递到行政中心,并协助其拟定接待计划,由行政中心统筹协调,无填写申请单或来访单位信息不明确的一律不安排接待。
五、计划与准备
1、行政中心在接到集团领导通知或相关部门接待联系单时,应充分与申请部门沟通,详细了解客户的基本情况:客户职务、来访具体时间、人数、逗留日期、目的和接待要求等。在此基础上拟定相关接待计划,编制日程安排表,酌情安排接待标准。
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2、行政中心根据拟定计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
３、行政中心根据客户情况提前按接待标准预定好宴请客户的酒店，酌情安排酒水、用餐标准;需住宿的应提前按接待标准预约好客户下榻酒店。
4、行政中心根据情况计划安排客户用餐、娱乐项目。
5、如有会议，需准备会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备,大型会议需准备领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员,并安排现场摄影摄像等。
6、根据情况安排接待所需车辆,保证车辆清洁,安全性能良好,接送人员负责协作行政中心接待人员协调安排，统一调度。
７、如有需要行政中心应根据情况提前为客户购买车票或机票。
六、接待标准
一级接待标准
接待对象
政府部门厅级、局级及以上级别人员、大型集团董事长/总裁、社会各界知名人士、重大公司业务客户
住宿标准
准五星/五星级酒店,商务套间
餐饮标准
大型高级饭店或公司宴会厅 特殊公务用餐标准
接待陪同人员
董事长、总裁、副总裁、接待人员
接待车辆
轿车/商务车;
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1、迎接：注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点。接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序，遵守介绍时的先后次序。要先介绍主人,后介绍客人。在介绍各方人士时，通常应当由尊而卑,按照其职务的高低,依次介绍。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。初次见面时，时间一般控制在3秒内。
2、座谈:确保集团环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适,将集团简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果摆放于会议室。可根据需要制作领导席签、横幅、欢迎