文档介绍：中国秘书学
《秘书写作》
秘书写作基础
第一节    秘书写作的含义与特点
一、秘书写作的含义
秘书写作是指文秘人员因工作需要在自己的职责范围内起草完成的各类公务文书及其它应用文书的写作。它有两个基本含义,一是指秘书人员的写作行为本身;二是指写作行为所为产生的,以文字、文本为主要表现形式的成果。本书主要是指后者。秘书写作不是独立的文种或文体,而是各级各类单位的秘书人员为完成特定工作任务而写作的具有特定体式的系列文章的泛称,属于应用写作的范畴。其使用范围虽不及应用写作广,但具有应用写作的全部特性和一般应用文所没有的专业特性。
秘书写作是秘书工作的重要内容之一。有秘书工作就有秘书写作,因而秘书写作的体式与内容受到秘书工作的影响与支配。随着时代的发展变化,秘书工作的内容不断地发生变革,秘书写作的内涵与外延也在不断地发生变化。据学者考证,我载的秘书工作有3000多年的历史,在这个过程中,秘书写作的体式与内容不断发展、完善、丰富,形成了自己独特的风格。早期的秘书写作以政府文告等公务文书为主。《尚书》可以看作是我国第一部以公务文书为主体的文集,秦焚书后,从汉初搜集到的28篇来看,主要是以典、谟、训、诰、誓、命、令、上书、檄、移书等形式反映政府对公共事务的处理情况。随着国家治理体制的完善,又出现了状、判、勘合等司法文书。在经济活动中,伴随着大量商品交换的出现,产生了“质”、“剂”等商务性文书。今天的秘书写作既包括各级党政机关、团体、企事业单位的公文类、行政事务类文书,也包括经济单位的商务类文书以及常见的日用类文书与宣传类文书。与过去相比,秘书写作的种类更多,内容更广,体式更完备。
历史上,秘书写作的各类文章为统治者维护统治、管理国家事务发挥了重要作用。在飞速发展的现实生活中,秘书写作的应用性更广,在政治、经济、军事、文化等各个领域都发挥着不可替代的作用。它是机关、团体、企事业单位的管理者依法行使管理权力的重要工具,也是组织与组织、组织与个人、个人与个人之间沟通信息,共建和谐社会的重要桥梁,它还能帮助有关单位总结经验、提高管理水平和工作效率。同时,秘书起草的各类文稿还能客观地反映事务的发展、衍变的过程,具有较强的史实与凭证作用。
熟练掌握常用文体的写作知识和技法是一名合格的文秘人员应具备的基本素质。
二、秘书写作的特点
秘书写作与其它各类应用文写作比较起来具有以下主要特点:
(一)受命性
秘书的职责是为单位领导或雇主的决策和处理日常事务提供参谋性、辅助性工作。政府机关、企事业单位秘书起草的各类公务文书是代表各级组织执行党和国家的方针政策、法律法规,落实上级指示精神的重要工具,要体现单位领导和领导班子的集体意志。私人秘书的写作更应是听命于雇主。因而,秘书写什幺、何时写、怎样写、写了干什幺都不能凭个人喜好自作主张,而要得到授权,受制文机关或雇主意图的制约。写好的文稿要按单位的办文程序送有关领导审核、定稿、签发。正因为秘书写作是受机关单位之命、受领导之命、受雇主之命而为,衡量其质量高低的标准不是一般的文艺学、文章学标准,而在于其是否忠实、有效地体现了组织、领导或雇主的意图。
除公务文书之外,秘书起草的单位计划、总结、经验材料、调查报告等事务性文书也同样具有受命性。有的文章从主题的确定到主要材料的选择都要按单位领导班子讨论的意见办事,调查报告等文种的主题虽不一定由领导确定,但调查目的、调查对象等都不同程度受到领导意图的影响。既使象介绍信等属于秘书职责范围内的简短应用文也不能随心所欲,而要按单位的有关规定来写。
(二)实用性
秘书写作的每一篇文章都是为人们的实际工作和日常生活服务,直接用于处理工作中的具体问题或传递特定信息,实用性是其基本属性之一。例如各级机关单位发出的行政公文是为了传达党和国家的方针政策,沟通上下左右各种单位之间的关系,使党和国家的各项方针政策得以贯彻执行;经济单位之间订立的经济合同是为了促使、监督签订合同的各方履行约定事项,保护各方的权益;公司秘书写作的各类商函是为了推销产品、商洽价格、催收款项、索赔理赔,其功利性、实用性是十分明显的。
因而,秘书写作是一种实用文体写作,具有实用性,不同于大家过去所接触到的文学写作。文学写作是一种审美创作的过程,它通过塑造艺术形象给人们以精神愉悦,满足人们的审美需求,审美是其最主要的特征。
(三)真实性
正因为秘书写作具有实用性,是为了解决工作中的实际问题,真实性是其生命之所在。而且,这种真实性与文学创作的真实性有所不同。文学创作讲究的是艺术真实,作家可以运用形象思维,通过虚构和想象塑造艺术形象,所反映的人与事、事与理可以源于生活而高于生活。而在秘书写作中则不允许虚构与想象,是一种原汁原味的真实。文中所涉及到的人要是真人、事要是真事,来不得半点虚构。