文档介绍：中铁电气化局集团第二工程有限公司
电子公文处理暂行办法
第一章总则
第一条为规范中铁电气化局集团第二工程有限公司(以下简称公司)电子公文处理工作,有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性,根据《中国中铁股份有限公司电子公文处理暂行办法》、《中铁电气化局集团党政公文处理办法》,特制定本办法。
第二条本办法所称的电子公文,是指公司与各单位、公司直属的项目部(以下简称“各单位”)通过公司协同工作平台(OA)文档管理系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。
第三条电子公文处理是指电子公文的生成、发送、接收、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条电子公文处理应当遵循电子环境下文件形成和产生效用的特点和规律,采取有效技术手段和管理措施,实行集中统一管理和全程控制。
第五条电子公文处理必须坚持真实、完整、安全和可识别的原则,做到及时、准确、安全。经批准发送的电子公文,与相同内容的纸质公文具有同等效力。
第六条电子公文处理必须严格执行国家保密法律、法规及信息网络安全有关规定,确保国家和企业秘密安全。
第七条公司办公室是电子公文处理工作的管理机构,负责指导、检查各单位电子公文处理工作
。各单位综合办公室、各项目部综合部主管本单位电子公文处理工作。
第八条实行电子公文处理,不仅能够加快公文传递,提高办公效率,而且有利于规范公文流转程序与处理标准。各单位要积极实施、推广电子公文处理,加快转变传统办公方式,不断促进办公效率和工作质量的提高。
第二章电子公文收文办理
第九条电子公文的收文办理是指对收到或经转换生成的电子公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、传递、承办、催办、归档等程序。
第十条公司与各单位之间,原则上应采用电子公文形式互相传递文件。其中带有锁定保护或加密处理的电子公文,应在解码或进行格式转换后传送。带有附件的公文,应对附件进行电子化处理,并注明附件顺序和名称,与主件一起发送。
第十一条凡接收到的电子公文,应由办公室文秘对公文的发送单位、公文的内容和体例格式等进行审核,并对电子印章及其相关节点信息进行验证与识别,确保所接收电子公文的完整性、真实性、有效性。
第十二条对收到的外来质纸公文,除超长文件或有专门规定的文件外,应通过扫描等方式转换为电子公文在网上流转处理。纸质文件转换为电子公文,应采用通用文件格式,并在确保完整、清晰、准确的同时,尽量压缩数据量,以便满足网络流转需要,提高电子公文处理速度。
第十三条经审核,凡真实有效并属本单位办理的电子公文,应由办公室文秘按规定编号、登记,并根据文件内容及时提出拟办意见,通过网上收文流程发送分管领导批示或者交有关部门办理。
第十四条凡送交公司领导批示的电子公文,应同时分送办公室秘书,以便了解、掌握审批情况并及时督办。凡需有关部门直接办理的紧急公文,应在报送领导的同时分送有关承办部门。凡由两个以上部门共同办理的电子公文,应当明确主办部门和协办部门,避免职责不清、拖延误事。
第十五条审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见并指定办理部门;没有请示事项的,审批人可签名表示已阅知。
第十六条对需要办理的电子公文,承办部门要及时提出办理意见和具体要求,并通过部门处理节点发送给承办人员落实;需要其他部门协办的,应通过协办部门节点发送有关部