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文件受控管理规定
中山市金哥电器实业有限公司
文件名称：文件受控管理规定
文件类别
管理规定
编号:JG-HR-B-201301
版本：A0
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生效日期
目的：
确保公司文件和资料的编制、审核、标识、发放、更改、保存、回收和作废等符合规定，从而保证质量体系文件和资料得到有效的控制。
范围：
本程序适用于质量体系文件和资料的控制。
定义：
一级文件：质量手册（含程序文件）。
二级文件：管理制度或规定、外来文件（相关法律法规、国家标准、行业标准等）。
三级文件：技术性文件：
：工艺设计部制作的所有技术资料，例：产品生产图、生产责任单、作业指导书等。
四级文件：质量记录（表单记录类）。
职责：
文控中心：负责一、二、三、四级文件的受控发放、保存（正本）、回收和作废，以使使用场所的文件为最新、有效的文件。
各部门：由部门文员或部门指定专人负责本部门文件的登记、使用、回收和保存。
程序：
文件的编写、审核及批准：
项目
序号
文件级别
编写
审核
批准
控制部门

一级文件
ISO专员
管理者代表
总经理
文控中心/部门

二级文件
主管、相关人员
经理
管理者代表
文控中心/部门

三级文件
相关人员
主管、工程师
经理
文控中心/部门

四级文件
相关人员
主管
经理
文控中心/部门
文件的更改、回收及作废
程序文件、工作文件的更改、作废由编写部门或相关部门提出，填写《文件新制/更改/作废申请》，交由原文件编写部门更改、审查、批准后交文控中心受控再发放。必要时应邀有关部门召开文件更改讨论会议，商议文件更改的相关事宜。
技术资料的更改，需填写设计或工程更改通知，并与更改的相关文件同时发放。
，要将更改后的文件正本交到文控中心受控，并提供更改后文件的磁盘或电子文档。
旧版文件（正本旧版文件除外）由文控中心负责回收并加盖蓝色“作废文件”章统一作废。除文控中心外，所有部门和个人都不得复制、保留已失效或过期的文件。
文件的保密管理及正本文件的保存年限
文件的保密管理及正本文件的保存年限详见《受控文件保密管理办法》。
程：见附件：文件控制程序流程图
流程图
权责部门
制定/更改
提出申请
核准
NG
OK
登记
发放/回收
归档/保存/作废
各部门
各部门
总经理、管理者代表、经理、文控中心
文控中心、相关部门
文控中心
文控中心、相关部门
6．1文件编号方法：
6．1．1制度文件：
JG HR AO [2011] 01
文件编号