公司邮件收发管理规定.docx

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公司邮件收发管理规定
芜湖普威技研有限公司制度
级别：I 签发:
公司邮件收发管理制度
目 录
一．目的
二．适用范围
三．考核管理机构与职责
四．内容
五．其他
出 自
人力资源部
编 号
生效日期
版 次
第1版
一、目的
为规范公司邮件的收发管理，节约公司邮寄成本，避免造成公司资料的丢失及浪费。
二、适用范围
普威公司全体员工
三、定义
邮件物品：指公司员工寄送/签收的文件、资料、货物及其他货品等（大型设备的发送不在此列）
四、职责
综合管理部：负责公司邮件物品的收发管理。
各部门：协助综合管理部进行部门邮件物品的发送、审批及接收。
五、内容
邮件的发送
因工作需要，需向外部寄送文件、资料、货物及其他货品者，必须先填写《邮件发送审核表》，须经部门负责人、综合管理部经理签字确认，并将需邮寄品交给综合管理部检验后，领取EMS寄件材料进行邮寄。
未经登记或需邮寄的货品无部门负责人签字者，综合管理部可拒绝受理，如仍需邮寄邮费自付。
，综合管理部有权要求当事人将资料完善，对于无故拒不按要求填写，且经综合管理部要求无效者，综合管理部有权拒发该货品，并将情况报该部门负责人处理。
邮寄后寄件人需认真记录快递单号等信息，邮件的后续跟踪由寄件人自行负责。
寄送文件、资料、货物等邮件货品，需统一通过公司指定的承运单位（EMS）进行邮寄，如有特殊情况需通过公司指定外的承运单位寄送，必须经综合管理部经理审批方可生效。
综合管理部要保留好每次邮寄的存根，以备查验核对寄件信息并及时报销邮件费用。
公司任何人员如私自以公司名义邮寄私人物品，或以公司义在快递公司赊账的，，一经查出，给予所欠邮费的5倍罚款。
申请单与邮品交综合管理部
检查核对申请单与邮品
领取EMS寄件材料
信息不全
信息无误
寄件
邮件的签收
、保安职责：
、所有的外来信件、快递、包裹等邮件（以下简称邮件）由正大门岗位保安负责接收；
、值班保安在接收邮件之前需对邮件进行安全核查；值班保安对可疑邮件一律拒收。可疑邮件如：外包装破损或外露过多的内保护材料，手写或模糊不清的地址；油污、有刺鼻异味或邮件包装浸水变色；物品外部有不明的动力装置或有滴答声等；
、值班保安对公司各部门或公司员工收到的包裹或信件进行检查，并登记；未经主人同意不得私自拆开包裹及信件，不得私自撕下邮票；
、值班保安在接收到外来邮件检查安全后，要及时通知收件人所属部门邮件管理员领取。
、邮件管理员职责
、各部门邮件管理员要在《邮件签收登记表》上签名并详细登记领取时间，以备查验核对；
、各部门邮件管理在接到公司保安通知后要及时前去领取，如因邮件管理员不及时领取造