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公司会议管理制度
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1、目的作用
公司会议的规范化、制度公是公司建立正常工作秩序，强化内部管理的要求。为了提高
工作的初次，重视时间效应的管理  ，使公司经营活动过程中各种会议，通过合理的组织能
够高效率、高质量地进行，保障每次会议均能产生预期的、较好  的作用，特制定本制度。
2、管理职责
办公室是公司会议管理的归口部门，负责公司组织召开的会议的会务工作和公司行政
会议的组织和会议管理  。 
各职能部门负责各分管会议的会议组织和会议管理。 
3、会议准备
会议计划 
所有会议召开前都应有会议计划，重要和大型会议应制定书面计划（或方案）。 
会议计划原则上应包括以下内容： 
会议名称、会议主题、会议时间、会议地点、会议召集人（或部门）、会议组织、参
会人员、会议内容、会议日程、会议议程、会议资料清单、会议筹备工作、会议费
用预算等。 
例行会议的会议计划在第一次会议确定后，原则上不再变化，如有变化，由会议召
集人（或部门）临时通知。小型或非正式会议，以上内容可简化，由会议召集人（或部门）
决定。 
会议计划（或方案），由办公室或会议召集部门拟定后，报公司分管领导（大型会
议报总经理）审批同意年执行。 
会议通知 
会议召开前，办公室或会议召集部门，应提前通知参会人员，以便作好参会准备。
会议通知有口头（直接或电话）和书面通知两种方式，小型或非正式会议可采用口
头（直接或电话）通知；重要和大型会议则应采取书面通知；例行会议除第一次和有变动时
通知外，以后则不再通知。 
会议资料准备 
召开会议所需根据文件由召集会议的部门拟制，并报相关领导审核同意。如需下发
给每个与会人员，则由办公室复印后，由会议召集部门或会务组发给每个与会人员。 
如需与会人员做准备发言材料或提供相关资料的，应在会议通时具体说明  。 
其他会务准备 
除了以上准备工作外，还应做好以下会务准备工作，重要和大型会议，应成立临时的
会务组，并进行分工，逐项落实。 
会议地址的选定和会场内外的布置及会议设施的准备。如会场内的：会标、横幅、
桌椅、座牌、灯光、音响、放映、录音、鲜花、茶水等；  会场外的：空飘、条幅、拱门、
刀旗、彩旗、欢迎牌、指示牌等。 
..2 会议住宿的安排。包括主食、烟、洒、茶、水果、糖果等；住宿安排应落实每个参
会人员的房间号。 
会议用品的准备。包括： 
会议礼品、会议奖品、会议证件（代表证、工作证、记者证）、会议服装等的准备。 
会议人员接送安排，包括：接站、接机、接船和参观浏览车辆安排及机票、车票、
船票的预订等。 
会议娱乐安排。若会议要求安排娱乐活动应做好准备，娱乐活动包括： 
联欢会、舞会、卡拉 OK、文艺表演、电影等。 
会议宣传报道安排。包括： 
会议宣传报道安排。包括：会议录像、照相、邀请新闻单位、彩旗安排、会议情况
采写、报道等。
会议费用预算。会议费用应本着节约开支，留有余地的原则进行预算。 
4、会间管理  
会前检查 
开会前，尤其是重要和大型会议前，必须对会议的各项同准备工作进行一次全面检查。包括：所
有参会人员是否都已经通知；  会议的各种资料是否准备完备。会场内的布置是否合乎要求；各种会议设
施，会议用品是否准备齐