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表扬某单位或个人的先进事迹、优良作风等而写的书信叫表扬信。信的作者，可以是单位，也可以是个人。表扬信通常用红纸抄出，送到受表扬的单位或受表扬者所在单位公开张贴，广而告之，既有张扬的意思，也有感谢的意思；有代表性、普遍性教育意义的表扬信还可以送到报刊上发表。其目的都是表扬好人好事、宏扬正气，搞好社会主义精神文明建设。
写表扬信，首先除了要写清表扬的是什么人(或事)外，更重要的，要突出受表扬的人或事所蕴涵的现实教育意义，并且要注意和当前形势的需要结合起来。其次，表扬的事迹要准确，评价要恰如其分，以免产生副作用。再次，要写得热情洋溢，语气恳切，切忌溢美编造。
表扬信的结构与一般的书信相同。
标题：表扬信（居中）
称谓：收信方是酒店就写酒店全称。（顶格书写）
正文：一是表扬原因，简明叙述员工的好品德，好作风。比如员工工作态度认真，待人热情，使我……。可以加入实际例子。二是用热情，亲切语言进行表扬，表明你的态度和心情。赞扬并鼓励。这部分自由发挥比较好吧！呵呵。
结语：“向xxx学****之类的话。
署名：发信人名字或发信单位名称。正文右下方。
日期：成文日期。署名下方。
xxx保安公司：
我家住京香福苑小区3号楼，搬来时间不长，但我感到小区管理很好，住在这个小区很安全。由于我们住平房****惯了，搬来后不时忘记锁自行车，在11月下旬，我早晨出来发现自行车丢了，很是着急。后来发现上夜班的保安柳国方同志把我的自行车推到他值班的门口给我看着，我很感动。自行车不值多少钱，但丢了很不方便。在12月上旬，我孙女的自行车也忘锁了，保安段军杰也给推到了值班室大门口给看着。还有，柳国方同志对工作认真负责，在8月份有很多孩子在草坪上踢球，不爱护花草树木，柳国方同志过去和他们讲道理，还差点挨打，但最终还是把他们说服了,从此这些孩子再也不到草坪上踢球了。总之，在小区北门值班的保安对工作都很负责，特此提出，望贵公司给予他们奖励和表扬。
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3号楼2单元 业主：峰天雪地
2011年11月28日
表扬信通常由标题、抬头、正文、结尾和落款五部分构成。
(一)标题
一般而言，表扬信标题单独由文种名称“表扬信”组成。位置在第一行正中。
(二)称谓
表扬信的称呼应在开头顶格写上被表扬的机关、单位、团体或个人的名称、姓名。写给个人 的表扬信，应在姓名之后加上“同志”、“先生”等字样，后边加冒号。若直接张贴到某机 关、单位、团体的表扬信，开头可不必再写受文单位。
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(三)正文
正文的内容要另起一行，空两格写。一般要求写出下列内容。
用概括叙述的语言，重点叙述人物事迹的发生、发展、结果及其意义。叙述要清楚，要突出 最本质的方面，要让实事说话，少讲空道理