文档介绍：合同档案管理办法
目的
为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司
合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。
适用范围
本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、 合同文
本（不包含劳动合同） 。
合同档案管理原则
合同档案由公司人事行政部集中统一管理，以确保档案的完整、
完全和有效利用。
人事行政部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司
所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承
办部门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工非
经总经理允许不得作承办人。
合同文档的管理办法
合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。
合同编号规则：承办部门名称首字母（名称缩写，选三个字母）
－合同签署年、月份（六位）－顺序号（三位） 。示例： CW－B 201402
－ 001（财务部 2014年 2月份第 1 号合同）
合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，承办
部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门主管为第一责任
人，承办人为直接责任人。审查会签部门对应当提出相关意见而未提
出的，应当承担相应的责任。
公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约， 作出承诺，
签订合同或具有履约性质的书面文件。
合同承办部门和人事行政部应分别建立合同台账，实行履行跟踪
报告责任制，合同履行及原始资料必须由人事行政部保管，承办部门
只留存影印件。
保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原
因，及时处理，并追究相关人员责任。
人事行政部要加强对合同档案的统计工作， 要以原始记录为依据，
编制合同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利用工作。
各部门员工可在人事行政部查阅合同文档，确因工作需要须借出
查阅，须进行登记，方可在人事行政部办理相关借阅手续，以影印件
借出。合同原件无特殊情况不得外借。
借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚 。
合同文档的移交
各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交人事
行政部存档。
移交的合同文档必须注明合