文档介绍：湖北省归档文件整理实施细则宜昌市档案局覃远金二零一一年十月 1 第一节《湖北省归档文件整理实施细则》(试行)执行情况的回顾一、国家档案局从 1997 年初开始,历时 4年多时间反复试点和修改,于 2000 年 12 月6日发布《归档文件整理规则》(简称《规则》) ( DA/T22 — 2000 ),规定该《规则》自 2001 年1 月1日起正式施行。二、湖北省档案局在《规则》的基础上,结合湖北实际,制订《湖北省归档文件整理实施细则》(试行) (简称《细则》)以鄂档[2001]45 号文件印发并施行。 2 三、 2003 年4月 17 日,宜昌市档案局组织《归档文件整理规则》和《湖北省归档文件整理实施细则》(试行)专题培训班, 对《规则》和《细则》进行了全面讲解, 从 2003 年起《细则》在本行政区域内实施, 各机关、团体、事业单位和部分企业单位依据《细则》整理文书档案。《细则》在宜昌市实施 9年来,得到了各单位档案人员的认可和接受。 3 四、《细则》实施以来的主要成绩 1、简化了整理方法,取消原来文书档案整个“组卷”过程,减轻了档案工作者的劳动量。 2、整理标准明确统一,减少了主观随意性,降低了整理工作的难度。 3、单份文件利用方便,有利于保密, 有利于现代化技术在档案管理中的应用。 4、可以充分利用档案盒和档案柜(架) 的存储空间。 4 5、针对 10 年保存期的档案, 《细则》规定可保持原装订方式,不必拆钉,编号时可不按事由结合时间或事由结合重要程度的顺序编号。 6、给遗漏文件的归档带来了方便,可直接添加到对应年度、对应类别、对应期限档案的后面。 5 五、存在的问题 1、文件材料的收集问题; 2、保管期限的划定; 3、归档文件目录的编制; 4、实行无纸化办公的单位纸质文件的归档; 5、归档文件整理形式方面的问题。 6第二节《细则》修订的主要内容一、改变了文件的整体框架 1、原《细则》由三部分组成。一是整理原则;二是质量要求;三是整理的方法,文件的重点在整理方法这部分,按照归档文件装订、分类、排列、编号、编目、装盒叙述。 2、修订后《细则》采用条目式,共计 19条。二、进一步明确了“件”的概念。三、进一步明确了年度分类的概念。由文件形成年改为文件办结年。四、按国家档案局 8号令,统一了保管期限(永久、定期: 30年、 10年)。 7 五、进一步明确了在每件文件加盖归档章的要求。六、进一步明确了归档文件形成质量。七、增加了对每件文件编页号的规定。八、对装订的方式作了明确规定。九、增加了实行无纸化办公的机关,应当输出纸质文件一并归档的要求。 8第三节《细则》具体内容第一条:制订的依据。 1、国家档案局《关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第 8号令); 2、《归档文件整理规则》(DA/T22-2000 ); 3、结合湖北实际。第二条:适用范围。适用于全省各级各类机关、人民团体、事业单位(以下简称“机关”);企业可参照执行。 9 第三条:归档文件的定义。包含四层意思: 1、必须是本单位工作活动中直接形成的文件材料; 2、必须是办理完毕的文件材料; 3、必须是文书档案,而不包括科技、会计、专业等档案; 4、必须是纸质文件材料。第四条:归档文件整理原则。遵循形成规律、保持有机联系、区分保管期限、便于保管利用。 10