文档介绍：要开展大中型企业档案知识管理,就必须搞清楚企业档案知识资源的内容、形式、特点、才能找到档案知识管理方式和过程。从现在来看,档案又有过去积累下来的和今后将产生的,显然在管理时其需求是不同的。本文从过去和未来档案知识的特点,利用知识管理的思想和方法,探讨档案知识管理应走的道路。
1、过去企业档案的类型及特点
过去沉淀下来的档案一般有数据型、信息型、知识型三种,且各自有一定特点,也有一定关系,这是我们在考虑档案知识资源管理必须认真对待的。

所谓数据型档案是对事(或物)实际事实的记录。例如,财务凭证档案、物品材料变动记录档案。
这类档案,有以下特点:
(1) 过去的都是纸质凭证;
(2) 各凭证即使按类别分开,各数据项也很难规范统计;
(3) 这种档案的量很大,基本上是做为“历史”记载。在考虑管理时,这类型档案转化成信息和知识的难度很大,所以仍然要独立管理,即按照“历史”记载的思想进行管理。

所谓信息型档案,就是对事(或物)实际过程的记录。例如:会议纪要档案、重要事件记录、文件档案,客户往来帐目文件档案,质量陈述文件档案等。
这类档案,有以下特点:
(1) 过去的都是纸质文档;
(2) 有些文档可以转成电子文字型,有些只能扫描成数字图片型;
(3) 档案量也是很大的,有些可以作知识资源上升其管理,如会议纪要、重要事件记录等,有些则只能做为“历史”存档。

所谓知识型档案就是对事(物)及其运行规律认识(或下结论)的文档资料。
如:科研报告、工艺文件、企业规划计划报告、部门工作总结等。
这类档案,有以下特点:
(1)过去的大多是纸质文件;
(2)有些文件可转换成电子文字型,有些也只能扫描成数字图片型;
(3)档案量也很大,但都是知识资源管理的主要内容。

从以上各类型档案的分类分析,可以归成以下几种形式的文档:
(1)“历史”数据型文档
在管理时,按照信息分类存贮、查询使用的方式进行管理
(2)电子文字信息型文档
在管理时,也按照信息分类、存贮与查询方式进行管理
(3)数字图片信息型文档
在管理时,可以按照知识资源管理方式进行管理
(4)知识型文档
在管理时,直接按照知识资源管理方式进行管理
2、今后企业档案的类型及管理特点
由于今后的档案,已经是在数字化、网络化下产生的,所以类型和管理较之以前的档案有很大变化

(1)按内外分,可以分为内部工作产生文档、对外收集的文档、外部主动发给的文档等;
(2)从媒质形式分:可以分为纸质、电子化、数字化
(3)从表达形式分:可以分为文字、数据、图表、语言、图像、视频
、信息型、知识型
在今后,数据型主要产生于生产物流系统和财务系统,信息型主要产生于情报系统、办公系统。知识型的产生面就最广。
今后的三种类型档案几乎都是数字化的,并且是有规范的,所以在管理时可以遵循:
(1) 数据型按照统计数学模型转化成信息型、知识型文档进行管理
一般来讲,统计的数学模型必须依据管理者或需求者规定的目标进行设计,对数据定期或不定期进行统计,形成信息型文档。