文档介绍：第6讲第二象限工作法
 
【本讲重点】
四象限的工作分类
第二象限工作法
 
四象限的工作分类
 
工作的两种划分
 

有些工作特别紧急,需要马上处理,按照优先顺序的原则,紧急的事排在前。有些事不太紧急或不紧急,可以往后推一推,根据优先顺序原则把不太紧急或不紧急的事排在后面。
 
【案例】
某销售经理某天工作紧急程度划分:
紧急
不紧急
紧急处理客户投诉
意外事故的紧急排除
客户拜访
确定明天的广告
接待质检人员
工作总结
修改工作流程
处理同事的一些误解
辅导下属工作
安排下一步工作
与同级部门间的协调
销售政策的修改
 

重要的工作需要花费较多的时间和精力去做,不太重要或不重要的工作只需花费较少时间去做。显然,优先顺序原则就是重要的排在前,不重要的排在后。
 
【举例】
销售部经理的某一天工作的重要程度划分:
重要工作
不重要工作
销售费用预算计划
制定部门招聘计划
拜访重要客户
工作报告总结
下达指示
一些文件和资料的查询
文件归档
应付无关人员
领用物品
报销差旅费
 
“四象限”的工作分类
所有的工作都既有紧急程度的不同,又有重要程度的不同。根据这两个方面,可以将工作分成四类,如下图所示:
图6-1 四象限的工作分类
 
Ⅰ象限:既紧急又重要的事项
紧急是指必须马上做的事项;重要是指对公司、部门或者个人有重大影响的事项。例如销售部经理要处理客户投诉。需要职业经理临“急”不乱,能够使顾客对你的解释或处理结果接受和满意。但是,如果顾客投诉增多,每天都要处理类似事件,则要考虑产品是否出了问题?销售人员的销售或服务水平是否降低?
 
:重要但是不紧急的事项
例如销售经理制定下属员工奖金提成及发放规定,新聘的销售人员的培训等虽然非常重要,但可以拖一段时间。然而一旦这些重要的事项没有在限定的时间内完成,等到要上交或实施时才着急去做,就变成第一象限的工作——既重要又紧急。一般情况下,重要的事项都是可以在一定的时间内完成的,一般有较充足的时间安排,但是,由于每天忙于琐碎事务,经常把重要的事搁置起来或认为还有时间,结果做了次要的事反而将重要的事拖到最后一刻,不仅时间仓促,质量和效果也不能令人满意。
 
:紧急但不重要的事项
销售经理解决客户投诉,上司找你了解工作等等都是紧急的事。下属请示工作、电话、会议、来访等基本上也属于这一象限。由于对时间没有计划性,没有按优先原则排序,所以经常把一些紧急的事当成重要的事来处理,颠倒了主次。
 
Ⅳ象限:不紧急和不重要的事项
不要为既不紧急也不重要的事而花费宝贵的时间与精力。
 
【事例】
肖经理一天的工作主要是接电话、辅导下属工作、与财务经理谈销售费用的预算、与行政部门经理闲聊、向营销总监汇报工作、与人事经理谈某下属的奖金问题、撰写招聘计划等。
按照优先顺序原则即四象限原理,这些工作事项应为:
图6-2 “四象限”实例解析
 
【自检】
运用“四象限”分析法,对你一天时间内的工作进行排序。
 
【本讲总结】
本讲介绍如何运用“四象限”分析法对各项工作进行排序。工作分类可以按两种标准划分