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XX公司
标题（XX月XX日XX活动）
接待XX细则
XXX（接待方案编制人）
年月日
目录
1 接待工作组人员名单 1
2 接待工作分工 1
3 日程安排 1
4 接待细则 3
5 车辆安排-接机 5
6 车辆安排-送机 6
7 用车安排表 7
8 车辆申请单 8
9 接待组工作人员联系方式 9
10 客人名单及房间号码表 10
11 用餐安排 11
12 客人信息 12
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接待工作组人员名单
接待工作组负责人：XXX（最好是领导，便于对工作人员进行统筹协调）
接待组工作人员：XXX等（接待工作具体执行人）
接待工作分工（视具体接待任务来确定工作分工）
序号
内容
责任人（领导）
参加人（执行人）
拟定接待方案及接待细则
XXX
XXX
落实客人名单及联系方式
XXX
XXX
落实客人航班信息，编制接机方案
XXX
XXX
落实接待酒店、用餐地点
XXX
XXX
全程接待陪同
XXX
XXX
落实活动地点及费用结算
XXX
XXX
烟酒准备
XXX
XXX
住房手续办理
XXX
XXX
车辆准备
XXX
XXX
……
……
……
日程安排
日程安排主要回答时间、地点、人物、事件（做什么）、怎么做等几个内容，需要提前发给接待相关各方，告知各方提前做好准备。
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日程安排（范本）
XX国XX公司一行三人，将于XX日来我司开展XX项目/XX领域参观及洽谈工作。
来访人员分别是： - shareholder, Wrobel - GM of XX, Hofmann - Technical Director。
预计X日搭乘CAXXXX航班，XX:XX到广州。具体行程安排如下：
日期
具体时间
工作安排
备注
XX日
18:30-19:15
接机（CAXXXX 18:15到）
车辆：司机电话：
19:20-20:30
晚餐（XX酒楼）
陪同人员：
车辆：司机电话：
20:30-21:00
入住XX宾馆
30日
8:00-8:30
酒店自助早餐
8:30-10:00
参观XX公司基地1
陪同人员：
车辆：司机电话：
10:00-12:00
参观XX公司基地2
陪同人员：
车辆：司机电话：
12:00-13:00
午餐（XX餐厅）
13:00-14:00
返回公司
车辆：司机电话：
14:00-17:30
技术交流
陪同人员：会议室：
18:00-20:00
晚宴（XX酒楼）
陪同人员：
31日
8:00-8:30
酒店自助早餐
8:30-9:30
送往XX公司调研
车辆：司机电话：
注：
日程安排列好后，接待人员应提前将日程安排发给接待各方做好相应准备。通过该表，相应人员即可知道什么时间、在哪里、做什么了。
如有需要，建议提前拟定英文版，发外方人员确认日程。
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接待细则（为使接待工作更加系统、高效，建议接待人员提前制定接待细则，将每一项工作细化、责任化，每项工作列明限办时间，并且只落实到1个人，避免多头负责变成没人负责）
时间
活动内容
负责人
备注
（日期）
（具体时间）
接机
与客人级别对等的领导前往机场接机
接待人员提前致电机场航班信息咨询系统，确认航班到达情况，在航班到达前抵达机场迎接；根据客人重要程度，确定是否需要使用机场贵宾厅；车辆、酒水、用餐地点应提前落实好。
办理入住手续
接待员
如果是接待上级机关领导，建议提前拿到领导身份证，接待人员在酒店前台办理好入住手续后，引领领导回房间，并将身份证还给领导；（如果是会议，建议提前办理好领导房卡。）
用餐
接待负责人陪同；接待员协助
接待员负责点菜、准备酒水、结账等。建议根据客人喜好点菜并准备酒水，例如四川、贵州、湖南人喜辣，北方人口味偏咸，上海人喜甜，沿海一带喜欢海鲜等。另外，如果有女士，建议备一点红酒。
活动
接待员
接待员提前做好活动计划，如需购买景点门