文档介绍：邮件书写规范及注意事项
客服部
穿着
仪态
语气
举止
……
热情
自信
语气
语调
……
？
电话沟通
上门拜访
寄送邮件
邮件
商业往来邮件
精品资料
你怎么称呼老师？
如果老师最后没有敬的×先生/女士： Dear Mr./Ms.
礼貌称谓
礼貌称谓客户后，进行必要性的自我介绍，表明身份，以引起客户的重视。
惯用表达方式：
您好，我是贵司专属客服***，首先预祝您节日快乐，感谢您以及贵司长期以来对中国制造网的关注与支持！（很高兴与您邮件联系…………）
自我介绍，问候客户
邮件内容要求语言简洁，重点突出。让客户能在最短的时间内了解到邮件的主旨，以便客户节省时间，提高工作效率。如果邮件过于冗长，且语句罗嗦，客户一般不太愿意仔细阅读，更不容易引起重视。
如果是在邮件中拒绝客户的某些要求，建议尽量避免用一些简短生硬的语句，一定要语气委婉并讲明原因，最好能站在客户立场上去考虑且说明。
给客户建议要尽量简明扼要，并说明此建议的优点及建议原因。
避免出现错别字。
邮件内容正文
给客户的邮件中，尽量避免使用MIC内部的专用词汇及过于专业的网络用语，如我们内部简称Toprank为TR，数据不同步等。要尽量通俗易懂，但不能显得很外行。
邮件中不要评论竞争对手，不要涉及一些不便公开的事情或者一些不确定的事情，保守商业秘密。
太复杂的问题还是用电话沟通（如排名等），邮件不易表达清楚。
信中最好避免玩笑、随意的评论和俚语等，以避免引起误会。毕竟是和客户之间商业来往的信函。
邮件内容正文
邮件内容正文——截图
截图要突出重点：只需要截出需要展示给客户的部分，去除不相关的界面
最好进行适当标注，指引客户可以即时关注到我们需要表达的内容，同时必要时在图中表达出需要关注的次序。
截图最好直接插入在邮件正文中，直观及时的表达我们的主题。
在邮件中插入截图时，可以考虑图片格式上做个边框。
邮件内容正文
后台界面不要直接拷贝给客户，尤其包含后台网址链接会更暴露我们的网址，带来可能的不安全。
最好鼓励客户进一步和自己取得联系。这是一个和对方建立良好关系的重要提醒。
惯用结尾方式： 如有任何问题或需要帮助，欢迎随时与我联系。愿中国制造网带给贵司无限商机!
邮件内容结尾
各部门均采取基本统一的签名格式：
点击Outlook工具箱>选项>邮件格式>签名选取器>新建
客服部基本签名格式：
XXX
中国制造网---客户服务部
公司地址：南京高新技术产业开发区星火路软件大厦A座8-11F（210061）
电话：025-6677 5008
传真：025-6667 0000  
-in-/
******@made-in-
签名
收件人
标题
正文
附件
格式
商业邮件
如果邮件带附件，附件体积最好限制在2M以内，大体积的附件尽管公司的邮件服务器支持，对方却不一定支持。
邮件正文一定要对附件做一个适当的说明，告知客户附件是什么内容，一方面避免客户没有留意到有附件，另一方面，让客户心里有数。
附件过多，或者附一些特殊格式的附件时（如： exe，js，scr等等格式）最好都打一下包，避免被邮件收发程序或防火墙、病毒监控软件过滤掉附件内容。
最稳妥的方式是，发送了带附件的重要邮件后，过段时间再电话和客户确认一下，确认是否收到。
附件
收件人
标题
正文
附件
格式
排版
商业邮件
1
字
体
2
标
点
3
标注
颜色
4
信
纸
格式、排版
使用方便阅读的字体
某些研究显示大小为 10 号的 Arial 或 Verdana 字型都是最适于在线阅读的字型。 在商业书信中最好避免使用复杂且具装饰效果的风格。
注意邮件整体字体和风格的统一，有时我们从模板信中、某一文档中或者网络上拷贝一段文字，可能字体、字号、段落格式都不一致，这时需要统一修改一下，以保持风格的一致和版面的美观（可将拷贝的内容拷贝在文本中可消除所有格式）。
字体
中文邮件用中文全角标点，英文邮件则使用英文半角标点。
标点符号是一种无声的语言。不仅能够摆正词和词之间、句和句之间的正确关系，而且，它还能够表示语气和声调。同样一句话，由于标点符号不同，语气和声调是不一样的，所表达的意思也会有很大的差别。所以在发送邮件之前，需要再阅读和体会一下。一定要正确运用标点，慎重使用问号、感叹号等表达强烈感