文档介绍：2017/11/11
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第二讲:采购申请与采购计划管理
现实工作中,我们常常通过制定计划来引导工作。采购计划作为采购管理得的第一个环节,包括采购计划和采购订单计划的制定,其任务是根据市场需求、企业生产能力和采购环境容量来制定采购申请单和采购日程表,其目的是保证供应、降低库存成本、避免应急单和降低采购风险。
第一节:采购申请
在日常生活和工作中,通常是有了需求才去采购和购买;对于企业来说同样如此才能做到“有的放矢”,因此企业要给根据各部门的采购申请来制定计划。
一、采购申请概述:
(一)采购申请的定义:又称请购,指企业各需求部门向负责采购部门提出在未来一段时间所需物品及数量等相关信息,并添置请购单教育采购部门的活动。
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(二)采购申请的功能:采购申请一般来说具有以下功能和作用:
1、确定需求和内容;
2、成本归属;
3、有利于管理;
4、节省费用。
(三)采购申请的注意事项:由于使用与采购工作的分离,为了有效避免采购物品与申请要求不相符,以下事项要特别注意:
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1、由适当的采购申请人进行请购;
2、以书面的形式提出;
3、确定具体的需求内容和规格要求;
4、预算的限制。
(四)采购申请工作中应当特别注意的两个问题:在采购申请阶段,采购人员会面临以下两个问题,要妥善解决。
1、小量采购申请:类似于库存采购申请也会出现20:80法则,且不同时提出,要解决此问题关键是降低小量采购申请和采购的批次,以下方法可以选择:
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(1)减少品种;
(2)化整为零,集中采购;
(3)采取统购。
2、紧急采购申请:也就是非常规申请,时间要求非常紧,所以易造成品质下降、价格偏高等问题,企业要尽量避免紧急采购申请。其产生原因通常有以下几个:
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(1)存货管制失误;
(2)错失采购时机;
(3)生产或进货计划不当:预测如果发生偏差也会出现紧急进货;
(4)采购申请的延误:由于使用部门、仓馆部门或采购部门工作不力而造成的紧急采购。
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(五)采购申请单:
1、采购申请单的定义:它是采购作业流程的起点,通常由使用部门或仓储部门等单位所签发的单据,其内容详细记载了所需采购物料的详细信息,同时涵盖了请购、采购、验收等三种签核流程,因此又称“物料管制单”。
2、采购申请单的种类:根据采购具体内容的不同,可以分为:
(1)一般采购申请单;
(2)资本支出请购单;
(3)特殊支出请购单。
3、采购申请单的办理部门:生产性质的有采购部门负责;消费性质的由总务部门负责;专业服务型之类的又深情部门直接办理或委托专业机构。
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4、采购申请单的结构组成:由于采购工作会涉及众多部门。该单据通常以颜色区分由若干联组成。
书上以六联为例:第一联(准购单);第二联(验收单);第三连(验收单浮本);第四联(采购通知单);第五联(物料验收单);第六联(采购申请单)。
5、采购申请单的业务流程:
(1)申请单位首先填写并经主管领导签字后留存第六联,其余交给采购部门承办。
(2)采购程序完成后,采购部门留存第一联,并将第四联交于申请采购部门,其余三联交于仓储部门。
(3)当仓储部门验收采购物料后,自己留存第五联,并交第二联于财务部门第三联于信息管理部门。
6、采购申请单实例讲解和要求
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二、采购调查:采购作为物质流通过程的起点,是企业将货币转划为商品进而将商品转化为货币的基础。
为此任何企业在采购前都要进行详细的采购市场调查,了解市场发展趋势,为市场预测提供客观和正确的材料。
(一)采购市场调查的作用:
1、市场调查的定义和种类:它是社会调查的一个重要方面,以市场及与市场相联系的一切方面为对象,了解其历史、现状及发展趋势的诸因素的活动。
市场调查的种类:一类是指以市场为对象的调查研究活动或调查工作过程;另一类是研究和阐述市场调查理论和方法的一门科学。
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2、采购市场调查的作用:运用科学的方法,收集整理和分析信息,为了解市场行情和市场预测提供客观和正确的材料。
(1)采购市场调查是企业进行经营决策的基础;
(2)采购市场调查是调整和校正采购计划执行情况的重要依据;
(3)采购市场调查是改善企业经营管理的重要工具。
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(二)采购市场调查的程序和内容:
1、采购市场调查既是一项经济工作,又是一项科学实验,为了保证它的科学性,必须遵循一定的科学程序。
市场调查一般分为三个阶段七个步骤来进行:
(1)确定采购调查目标;
(2)确定调查项目和方案;
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