文档介绍：文件管理制度
第一章总则
目的:为适应公司规范化、科学化管理需要,做好公司文件管理工作,特制定本制度。
适用范围:适用于公司所有文件、资料及表单、记录文件和档案的管理。
公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此,必须认真做好文件管理,有效为公司发展服务。
综合部是公司公文处理工作的管理部门,负责公司公文的收发、分办、传递、审核、催办、印刷、用印、立卷、归档、销毁等工作,对各部门的公文处理进行检查指导和监督管理。
文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。
第二章文件分类及适用情况
分类
1、公司文件
A层文件:手册
B层文件:程序文件
C层文件:三级文件(包括管理制度、作业指导书、操作规程、相关记录、标准化表格、外来文件等)。
2、外来文件
(1)法律法规及相关政策要求;
(2)技术标准。
适用情况
1、规定。发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用“规定”。
2、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用“决议”。
3、通知。转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用“通知”。
4、通报。表彰先进,批评错误,传达重要信息,用“通报”。
5、请示、报告。向上级请求批示与批准,用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用“报告”。
6、批复。答复请示事项用“批复”。
7、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用“函”。
8、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用“会议纪要”。
第三章文件格式
公文一般由密级、紧急程度、标题、发文字号、签发人、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)、印发部门和时间等部份组成。
密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。
紧急程度分为“特急”、“急件”。
公文标题应准确、简要概括文件的主要内容。
发文字号包括代号、年号、顺序号。
公司发文代号为“JY”。内发文件对全公司具有效力,对外发文应表公司的整体意志。
上报公文应在首页注明签发人姓名。
公文内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。
发文单位必须注明全称。
多页文件应标明页码。
文件须经盖章或签字方为有效。
发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转,力避随意发文;发文由行政办统一编号。
第四章文件编号
编码对照表
公司代码
部门名称
部门代码
文件编号
文件版本
JY
行政办
XZ
001-999
-
人事部
RS
001-999
财务部
CW
001-999
采购部
CG
001-999
销售部
XS
001-999
生产部
SC
001-999
技术部
JS
001-999
品控部
PK
001-999
档案编号
示例:
Q/JY-XZ-001-20120501/ ,其中:
(1)Q——代表公司内部文件(用Q或W表示)
(2)JY——****饲