文档介绍：第三章. 物流信息系统
潘燕春博士
深圳大学管理学院
pan_yc@
物流
管理
案例:北京邮政EMS LIS
北京市邮政速递总公司(北京EMS)是经国家批准经营邮政速递业务的国有企业,也是国内最大的邮政特快专递国际互换处理中心
其物流中心有员工200多人,组织结构设有综合办公室、车队、1个分拣中心(负责邮件中转)、8个外地分点(负责北京市的揽收与投递)、客户服务中心、仓储、业务、财务等部门,主要经营特快专递、同城速递、普邮、代收货款、国内长途货运、电子商务、递送等业务,业务活动涉及客户、电子商务网站、供应商、邮政投递网和综合计算机网、185特服台等多方实体
公司仅特快专递就可达10万件∕月,且业务量在不断增长之中
案例:北京邮政EMS LIS
业务流程现状
业务特点
具有一个或多个分拣(配送)中心负责邮件(或其它业务)的不同程度加工与中转,同时企业又具有若干个分点进行邮件(或其它业务)的揽收并最终投递到户;个个分点之间也可以不通过分拣中心而直接进行业务交接
邮件交接过程遵循邮政EMS的典型流程,包括进口出口、分拣封发、钩调核对、平衡合拢、投递到户等
案例:北京邮政EMS LIS
业务特点
在符合EMS典型流程的同时,又具有订单接收、仓储库存、代收货款、客户结算、代理货运等自身特色业务
业务类型多,配送货物品种纷繁复杂,客户范围广且需求各异,信息处理量大
在物流中心内部运作的同时,要与外部资源(如大宗客户、货物供应商、总局等)进行业务往来
总部、中心、分点、仓库地理分布不集中
分点数量将要急剧扩张
存在的问题分析
现有资源未充分利用
公司在陶然亭总部的三层楼房内已有现成的网络布线,但网络尚未形成
购置了大量的微机及外围设备,但只有少数部门使用并仅局限于文字编辑等初级操作
公司的IT技术人员未得到充分利用
速递单据有条码但未充分利用来提高交接效率
在包括185等客户群中,有好多已经实现了信息化管理,而物流中心没有能力利用这些客户信息化建设的成果来为自己服务
存在的问题分析
生产不规范,效率较低
传统EMS特快交接工序不适合同城速递、代收货款等新业务,造成各类业务交接过程不统一、不规范
对某一具体交接工序的操作流程未规定硬性操作标准,造成各工序间前后交接困难
各邮件交接环节采用手工抄写单据,费时费力易出错
由于不能直接读取185或一些电子商务网站的电子化配送任务而必须手工再抄写,导致效率低下
日常库存管理随意性较大,不能掌握每一货物的进出与流向
存在的问题分析
缺乏有效的内部管理措施
由于不能随时记录、跟踪每一个邮件在各环节的流动情况,一旦出现问题就极难落实责任,即查找何时、何地、何人、发生了何种错误、采用了什么补救措施,等等
由于不能掌握各分点、各岗位的进出口、投递及收款的整体情况,因此公司也就无法及时进行全局控制
公司由于缺乏对单据、收据、发票等的有效管理,导致总部对分点、分点对各业务员不能及时监督,时常发生“干私活”现象
财务进行客户结算、员工绩效分析等工作耗时费力
存在的问题分析
缺乏有效的内部管理措施
由于客户协议各异,财务人员整日忙于应付大宗户的配送方式管理、资费结算等方面,且不时出现错误,发生纠纷
不能及时报告客户货物的库存情况、销售情况及收款情况
缺乏高效的外部交流手段
不能对大宗户的成批配送任务执行情况及时反馈
对零散客户的邮件查询必须手工翻找单据,效率低,时效性差,无法满足客户需求
无法满足互联网客户的网上下单、查单需求
与上级(北京邮政速递总公司)不能进行数据交换
解决方案
构建先进的物流信息系统(LIS),提高运作效率,降低运作成本,提升服务水平
除系统设计满足实用、经济、标准、可扩充、易维护等一般性原则外,通过分析物流中心整个业务流程并结合邮件流动特点,确定系统的整体架构要遵循:以邮件在各环节流动为主线,以各种单据回钩和财务款项核对为控制手段,通过灵活、快速、准确地向客户提供信息反馈来提高企业在物流行业中的竞争力
解决方案
为了使整个软件流程清晰,责权明确,系统模块的划分遵照:以邮件的整个流动环节为划分依据,并通过严格的权限设置来实现不同岗位对数据的安全访问
针对物流中心业务特点,突出解决“存、配、送、跟”问题。系统设计的重点就是通过建立一个分布数据集中共享的管理环境实现数据共享,在物流中心各部门间、公司与各外地分点间、外地各分点间、公司与总局间、公司与各客户间搭建一个高效、可靠、安全的信息通道